Форма КО-5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Если компания имеет большое число подразделений (например, отделов, секций, подотделов и т.д.), в каждом из которых есть свой кассир, то в работе используют документ по форме КО-5. В ней старший кассир фиксирует выдачу средств рядовым кассирам хозяйствующего субъекта или возврат от них. Как правильно заполнить книгу учета принятых и выданных сотрудником-кассиром денежных средств, расскажем в статье.
Цели и порядок использования документа
Книгу ведет старший кассир центрального подразделения хозяйствующего субъекта. В документе он отмечает факт передачи денег кассирам остальных отделов. Выдача налички осуществляется в начале смены, тогда же и отмечают данный факт в книге по форме КО-5. Размер выдаваемой суммы должен соответствовать хозяйственным нуждам подразделения. В ситуации, если в конце трудового дня или смены деньги не были полностью потрачены, остаток возвращается в главную кассу. Данное действие тоже фиксируют в документе.
Книга позволяет быстро установить, сколько было выдано и принято наличных денег, сколько их осталось в конце рабочего дня, сколько составляет полученная выручка организации.
К сведению! Документ был создан и утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года №88.
Заполняем бланк КО-5
Книга учета по форме КО-5 имеет титульный лист и страницы с табличной частью.
Титульный лист заполняется просто: указывают название компании, ее отдела, номер по ОКПО, год, на который заводится книга, ФИО старшего кассира, который несет ответственность за заполнение документа.
Заполняем четные страницы
Здесь указывают сведения о том, сколько денег было выдано кассирам отделов или филиалов в начале дня или смены. В таблицу вносят такие сведения, как:
Заполняем нечетные страницы
Фиксируют получение налички старшим кассиром по окончании дня. В таблицу вносят такие данные:
Важно! Если кассир получает от старшего кассира деньги на оплату труда работников, то первый обязан дать отчет по расходованию наличных в тот период, который указан в платежной ведомости. В ситуации, когда средства не были выплачены персоналу в течение одной смены или рабочего дня, кассир передает оставшуюся наличку старшему кассиру. Этот факт не фиксируется в книге учета. Заносятся лишь данные по окончании срока выплат, который числится в платежной ведомости: суммы депонированных средств.
Вместе с наличными средствами сотрудники-кассиры всех подразделений обязаны сдать приходные и расходные ордера.
Листы книги должны быть пронумерованы, сам документ необходимо скрепить (прошить). На нем руководитель ставит свою подпись и печать.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5)
Что это такое
При наличии в организации или у индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них должен выполнять обязанности старшего кассира.
Книга учета по форме КО-5 – это один из документов кассовой дисциплины, в котором отражаются все операции связанные с передачей наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня.
Записи в книге осуществляются старшим кассиром в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира и кассира.
Бланк книги учета по форме КО-5
Книга учет принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), действующая в 2020 году:
Как заполнить книгу учета по форме КО-5
Инструкция по заполнению бланка книги учета по форме КО-5
Титульный лист:
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ИП, ЗАО) и наименование организации (инициалы ИП) в соответствии с учредительными документами (например, ИП Петров И.А. или ООО «Компания»).
В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего книгу учета (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
Посередине указывается период, на который оформляется книга и ФИО кассира (удобней на каждого кассира оформлять свою книгу учета).
Листы книги учета:
Каждый лист книги учета содержит таблицу, состоящую из 10 столбцов:
В столбце 1 указывается дата передачи наличных денег между старшим кассиром и кассиром.
В столбце 2 указывается сумма остатка наличных денег у кассира на начало рабочего дня.
В столбце 3 указывается цифрами и прописью сумма наличных денег выданных кассиру.
В столбце 4 кассир подтверждает получение денег от старшего кассира и ставит свою подпись.
В столбце 5 указывается сумма денег, поступившая в кассу в течение дня по приходным кассовым документам.
В столбце 6 указывается сумма наличных денег, которые кассир передал старшему кассиру.
В столбце 7 указывается сумма денег, оплаченная документами, которые кассир передал старшему кассиру.
В столбце 8 указывается общая сумма денег, которую кассир передал старшему кассиру.
В столбце 9 старший кассир подтверждает получение денег от кассира и ставит свою подпись.
В столбце 10 указывается сумма остатка наличных денег у кассира на конец рабочего дня.
Кассовая книга по форме КО-4. Бланк и образец заполнения
Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.
Кто ответственен за ведение книги
Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.
Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.
Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.
Основные правила оформления кассовой книги
Инструкция по оформлению кассовой книги
В самом начале
Основная часть книги
Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.
Как правильно заполнить кассовую книгу
Ведение кассовой книги — это обязанность любой организации, которая получает или расходует наличные деньги.
Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2020 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.
Что такое кассовая книга
Как правильно вести кассовую книгу в 2020 году
На каждом предприятии, приказом руководителя должен быть назначен специальный работник, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и кассовую книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из способов ведения кассовой книги подробнее.
Для начала рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения кассовой книги и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:
Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению книги, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.
Отдельно нужно отметить требования к хранению кассовой книги. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в компании 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.
Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка
Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.
Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить. На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств
Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению
Ведение кассовой книги в 2020 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:
На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.
Каждый лист делится на две части:
Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.
В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.
Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так:
Административная ответственность
Нарушение правил ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:
Примеры заполнения Книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма N КО-5) (подготовлено экспертами компании «Гарант», март 2021 г.)
Примеры заполнения Книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств
(подготовлено экспертами компании «Гарант»)
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Утв. постановлением Госкомстата РФ
от 18 августа 1998 г. N 88
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
КНИГА УЧЕТА
ПРИНЯТЫХ И ВЫДАННЫХ КАССИРОМ
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
Остаток наличных денег у кассира на начало дня, руб. коп.
Выдано кассиру (сумма цифрами и прописью), руб. коп.
Деньги получены. Подпись кассира
Получено за день по приходным операциям, руб. коп.
140 000-00 (Сто сорок тысяч рублей 00 копеек)
Сдано кассиром старшему кассиру, руб. коп.
Деньги и оплаченные документы получены. Подпись старшего кассира
Остаток наличных денег на конец дня, руб. коп.
всего (сумма цифрами и прописью)
294 600-00 (Двести девяносто четыре тысячи шестьсот рублей 00 копеек)
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Утв. постановлением Госкомстата РФ
от 18 августа 1998 г. N 88
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Книга учета
принятых и выданных кассиром
денежных средств
Остаток наличных денег у кассира на начало дня,
руб. коп.
Выдано кассиру
(сумма цифрами и прописью),
руб. коп.
Получено за день
по приходным
операциям,
руб. коп.
1 500,00 (Одна тысяча пятьсот) руб. 00 коп.
250,0 (Двести пятьдесят) руб. 00 коп.
2000,0 (Две тысячи) руб. 00 коп.
15800,0 (Пятнадцать тысяч восемьсот) руб. 00 коп.
420,0 (Четыреста двадцать) руб. 00 коп.
1730,0 (Одна тысяча семьсот тридцать) руб. 00 коп.
Сдано кассиром старшему кассиру, руб. коп.
Деньги и оплаченные документы получены.
Подпись старшего кассира
Остаток наличных денег
на конец дня,
руб. коп.
всего (сумма цифрами
и прописью)
2 150,0 (Две тысячи сто пятьдесят) руб. 00 коп.
150,0 (Сто пятьдесят) руб. 00 коп.
2450,0 (Две тысячи четыреста пятьдесят) руб. 00 коп.
53 200,0 (Пятьдесят три тысячи двести) руб. 00 коп.
380,0 (Триста восемьдесят) руб. 00 коп.
655,0 (Шестьсот пятьдесят пять) руб. 00 коп.
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Примеры заполнения Книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма N КО-5)
Подготовлено экспертами компании «Гарант», март 2021 г.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
