Как выявить соответствие трудовых книжек (ТК) годам их выпуска: образцы ТК старых и новых образцов
Дата публикации материала: 27 октября, 2015 / Последнее обновление: 25 марта, 2020
Действующие трудовые книжки значительно различаются между собой. Для некоторых неопытных кадровиков или индивидуальных предпринимателей это представляет проблему.
Возникает подозрение о том, что книжку могли подделать или попросту обмануть доверчивого и неосведомлённого работника. В этой связи нужно больше узнавать о специфике производства и функционирования трудовых книжек. Эта информация однозначно поможет надлежаще осуществлять кадровое производство и чувствовать себя уверенно, встречаясь с необычной ТК.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Серия и номер ТК
Каждая подлинная трудовая, отпечатанная на Гознаке и переданная через посредников работодателю, имеет идентификационные номера, которые позволяют отличить её от прочих. Идентификаторы практически сразу, после производства бланка, устанавливают за ним строгий контроль и сопровождают на всём пути движения к владельцу:
Уже заполненная книжка, ставшая достоянием владельца, всегда сможет быть опознана в случае:
Её можно определить по серии и номеру, а также проследить весь её путь по цепочке движения к владельцу. Эти обстоятельства могут иметь важность при восстановлении ТК или при судебных разбирательствах, а также в других случаях, которые не всегда удаётся предусмотреть.
При устройстве на очередное место работы, трудовая книжка владельца регистрируется в журнале учёта ТК, где также отражается её серия и номер. То есть, практически ни одно правовое действие не производится без указания уникального номера и серии книжки.
Идентификационные номера и серии внесены в ТК специфическим образом:
История существования
Время создания первых трудовых действующих на современном рынке труда – 1938 год. И сегодня можно их встретить у работников, которые в силу своего опыта и прочного физического и психического здоровья, продолжают трудиться. Их трудовые были введены в действие по распоряжению СНК СССР, утверждённого 20.12.38 г. за № 1320.
До этого момента ни трудовых, ни их аналогов не существовало. К моменту их выпуска понятие о том, что в Советском государстве может осуществиться подделка трудовых, было кощунственным. Поэтому на их титульных листах не были предусмотрены ни печать (см. тут), ни подпись ответственного лица, не говоря о водяных знаках и прочих средствах защиты.
К 1974 году эти образцы морально устарели, так как трудовая книжка стала важным документом общесоюзного значения. Обмен специалистами разных республик потребовал политического синтеза, отражающего смысл единства трудящихся, объединённых лозунгом о единстве пролетариата.
На основании этих идей, в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР и высшего органа власти – ВЦСПС, от 6.09.73 г. за № 656, было принято утвердить новую форму трудовой, отвечающей современным требованиям.
21.04.75 г. были утверждены «трудовые книжки колхозника», что стало глобальным шагом в истории трудового законодательства. До 1975 года многие из сельчан в принципе не имели возможности покидать места жительства, полностью лишённые документов.
Как выглядела ТК 1974 года выпуска?
Все листы обеспечены однотонными чёткими водяными знаками типа «змейка», которые хорошо и чётко видны на просвет.
Принято считать, что трудовые книжки этого периода имели 40 страниц. Однако это не совсем верно, если учесть, что в их числе имеются многочисленные трудовые союзных республик, которые включали также графы на языке союзной республики, для пользования которой выпускались. Таким образом:
Образец трудовой книжки старого образца: 
ТК перестроечного периода 1992 года выпуска
После распада СССР и принятия Конституции РФ, а также трудового законодательства РФ, государственная система не имела права продолжать выпуск документа, принятого в Советском Союзе и имеющего его символику, а также – защитные знаки. В 90-е годы трудовая книжка утратила свою актуальность как форма учёта трудового стажа для граждан СССР.
В этот же период появились образцы светло-голубого цвета, с сероватым оттенком. Кроме цвета и тонкой картонной обложки они практически ничем не отличались от типовых тёмно-зелёных книжек, которые были в широком ходу.
По правовым основаниям они являлись идентичными. В этот период производилось достаточно много полиграфической продукции, не отвечающей нормативу, в том числе и ТК. Поэтому трудовые книжки девяностых часто не отвечают требованиям.
Чтобы привести их к нормированию, государство приняло решение вносить в ТК её серию и номер в красном цвете.
Образец того, какие трудовые книжки были в 1992 году: 
Соответствие серий и номеров трудовых книжек по годам выпуска для старых образцов
| Серии трудовых книжек (ТК) | Год выпуска ТК |
| АТ-1 | С 1974 по 1976 г. |
| АТ- 2 | С 1977 по 1979 г. |
| АТ- 3 | С 1980 по 1982 г. |
| АТ- 4 | С 1983 по 1985 г |
| АТ- 5 | С 1990 по 1992 г. |
| АТ- 6 | С 1990 по 1992 г. |
| АТ- 7 | С 1993 по 1997 г. |
| АТ- 8 | С 1998 по 2000 г. |
| АТ- 9 | С 2001 по 2003 г. |
| Новые ТК | 2004 г. |
Введение новых форм ТКОсновными документами, констатирующими регламент нового типа ТК, определяющий принципы их заполнения и работы с ними на основании новых форм хозяйствования являются:
Необходимость введения новых форм бланков назрела в силу того, что Российская правовая система окрепла, ввела новые формы учёта трудовой деятельности, опирающиеся на положения Трудового кодекса РФ и принципиально новые формы хозяйствования, кардинально отличающиеся от советских.
Однако было принято постановление оставить в ходу все учётные документы, посредством которых осуществляется и контролируется трудовая деятельность граждан.
Соответствие серий трудовых книжек по годам выпуска для новых образцов
| Серии трудовых книжек (ТК) | Год выпуска ТК |
| ТК | С 2004 по 2005 г. |
| ТК — 1 | С 2006 по 2007 г. |
| ТК — 2 | С 2008 по 2010 г |
| ТК — 3 | С середины 2010 по 2012 г. |
| ТК — 4 | С 2013 по 2014 г. |
Как выглядят ТК 2003 года выпуска?
Все листы обеспечены защитой водяными знаками. В отличие от старых образцов, знаки здесь разноцветные и имеют сложный рисунок:
Образец трудовой книжки нового образца — как выглядит: 
Соответствие вкладышей ТК годам их выпуска
| Серии вкладышей ТК | Год выпуска вкладыша |
| АТ- I | С 1974 по 1980 г. |
| АТ — II | С 1981 по 1987 г. |
| АТ — III | С 1988 по 1994 г |
| АТ — IV | С 1995 по 2003 г. |
| ВТ | С 2004 г. по настоящее время |
Как утверждают опытные кадровики с большим стажем, которым довелось работать со старыми бланками вкладышей – обложка у них значительно тоньше, листы – тоже. Этот факт значительно облегчал вшивание вкладыша в книжку (см.тут).
Кроме этого бланки имеют зримые отличия:
К сожалению, безответственные кадровики, в основном в 90-е годы, допускали серьёзные нарушения в оформлении вкладышей в трудовую книжку, что сейчас сказывается на проблемах граждан, оформляющих пенсию. К нарушениям относятся:
В таких случаях работодателю приходится предупреждать работника о том, что его трудовая должна быть заменена в части вклеенного вкладыша.
Заключение
Трудовая книжка может иметь разновидности, которые определяют периоды введения её в действие. При условии, что она изготовлена в условиях, определённых законодательными нормативами, она продолжает действовать, по сей день. В этом случае необходимо обращать внимание на правильность внесённых в неё записей.
В случае нарушения при использовании бланков трудовых или вкладышей, документ нужно заменить. Эта процедура хлопотная, но необходимая. Трудовая книжка должна полностью соответствовать нормативным требованиям.
Соответствие трудовых книжек и вкладышей по сериям и годам выпуска: образцы бланков
Трудовая книжка — привычный для любого россиянина документ, удостоверяющий трудовой стаж работника. На сегодняшний день, помимо России, их применяют только в Словении и странах СНГ.
Нечто сходное существует в Австрии, Германии, Италии, Франции, однако в этих государствах трудовая карточка заполняется лишь по инициативе самого сотрудника и обязательной не является.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Свое начало применение трудовых книжек берет в Европе 19-го века. Однако из-за многочисленных протестов традиция не прижилась.
В России трудовые книжки появились в 1918 году и применяются по сей день. Естественно, внешнее оформление и нормы заполнения документа претерпели изменения с течением времени. Поговорим о том, как это происходило.
Трудовые книжки по сериям и годам
Несмотря на непрекращающиеся разговоры об упразднении трудовых книжек, такое решение Правительством окончательно не принято, поэтому людям, имеющим отношение к кадровому делопроизводству, стоит иметь представление о том, как правильно выглядит документ.
В первую очередь, это необходимо для исключения из оборота поддельных или недействительных бланков.
Соответствие года выпуска и серии трудовой книжки, согласно ТК РФ.
Образец 1973 года (серия АТ — ТК) 
Образец 2003 года
Бланки разных лет
По законодательству, действующему в России, существует четыре официальные разновидности трудовых книжек. Нормы внесения информации, сопровождения и обращения этой документации регулируются:
Чем же отличаются трудовые книжки?
По внешнему оформлению и содержанию существуют следующие отличия:
Для чего нужен номер трудовой книжки?
Если разбираться придирчиво, то зная серию и номер, присвоенные трудовой книжке, можно установить ее подлинность. Это может быть полезно, когда возникают сомнения в подлинности документа, предоставляемого сотрудником.
На практике, трудовые проверяются крайне редко и наличие серии и номера, водяных знаков и прочих атрибутов защиты свидетельствует лишь о том, что перед вами официальный гознаковский бланк. Проверить правдивость внесенных в него сведений крайне сложно, ведь огромное количество фирм предлагает уже заполненные бланки с любыми записями о приобретенном стаже.
Вкладыш
В профессиональной деятельности некоторых граждан наступает момент, когда «Сведения о работе» полностью заполнены и новые данные вносить некуда. Некоторые работодатели находят креативные выходы из ситуации, например, вносят информацию в раздел «Сведения о награждении», зачеркивая титульную надпись на странице, или подшивают чистые листы.
Ни одно из перечисленных действий допустимым не является. В случае, если графа «Сведения о работе» в трудовой книжке переполнена, сотруднику выдается вкладыш. Сведения о нем вносятся на титульный лист, в верхний правый угол. Указание серии и номера выдаваемого вкладыша обязательно.
Возможно как внесение сведений от руки, так и заполнение отпечатка штампа 10х25 мм. Нумерация записей при оформлении вкладыша продолжается.
Сведения об образовании и личные данные сотрудника заполняются на основании предоставленных документов, а не титульного листа трудовой, так как с момента первого трудоустройства вполне могли измениться личные данные, получен более высокий уровень образования.
Подобно трудовым книжкам, вкладыши в них можно сопоставить по серии и году выдачи.
Серии вкладышей к трудовым книжкам и год выпуска
Формы трудовых книжек
Законодательством РФ установлено несколько видов бланков трудовых книжек, признанных действующими и не подлежащих обязательной замене:
Данные, указываемые во всех этих документах совпадают, хотя принципы внесения немного различны. В графе «Сведения о работнике»:
Теперь разберемся в отличиях всех этих видов.
Трудовые книжки старого образца
Трудовые книжки имеют большое количество отличий, но все-таки у них есть сходство. Сколько страниц в трудовой книжке старого образца? Каждый вид содержит 40 страниц.
1938 года
Фиолетовая обложка из заменителя кожи, размер 14,8 x 10,5 см, 40 страниц. Надпись и рисунок нанесены черной краской. Не использовались защитные знаки. Вид первого листа трудовой книжки простой: отсутствуют серия и номер, герб, для записи сведений о рождении предусмотрено указание лишь года выпуска.
Печать работодателя и подпись сотрудника кадровой службы не ставились, данные о трудовой деятельности заполняются в формате год, месяц, день. Оформлялась с 1939 года рабочим и служащим. Записи вносились на двух языках: русском и языке республики. Фактов подделки практически не фиксировалось.
Образец бланка трудовой книжки 1938 года выпуска. 
1973 года
Переплет зеленого цвета изготавливаются из коленкора или выполняются из голубой обложечной бумаги, формат А6, 40 страниц.
Исторически сложилось так, что именно книжки второго типа подвергались подделке гораздо чаще. На титульном листе указаны серия и номер книжки, напечатан герб СССР и надпись «Трудовая книжка».
Предусмотрено место для подписи заполняющего, личной подписи владельца и гербовой печати организации, осуществляющей выдачу. Дата рождения стала вноситься полностью, при этом месяц заполняется прописью.
Выдавалась с 1974 года всем рабочим и служащим. Предусмотрены водяные знаки: на просвет на каждом листе можно увидеть змееобразные линии. Заполнялась на русском и языке республики. Последняя страница снабжена надписью «Гознак».
Образец бланка трудовой книжки 1973 года выпуска. 
1975 год (колхозника)
Обложка зеленая, размер 14,8 x 10,5 см, 40 страниц — этот документ выдавался только сельским жителям, состоящим в колхозе. Титульный лист с указанием номера и серии, напечатан герб СССР, имеется надпись «Трудовая книжка колхозника».
В нее ежегодно заносились сведения об отработанных трудоднях, их минимальном количестве и установленной норме. Здесь же указывался и начисленный доход (суммой или в натуральных продуктах). Заполнялась на языке республики и русском. Предусмотрены водяные знаки — змееобразные линии, видимые на просвет.
Выдавалась с 1975 года, продолжение данного документа не рекомендовано, выдается трудовая книжка общего вида, которая ведется параллельно. Последняя страница содержит надпись «Гознак».
Образец бланка трудовой книжки колхозника.
2003 года
Серый переплет с серебряными буквами и двуглавым орлом.
Выдается всем работникам российских компаний, вне зависимости от гражданства и сотрудникам иностранных фирм, имеющих постоянное представительство в РФ. Размер 88х125, что меньше, чем у всех предыдущих форм. Имеет 44 страницы, выдается и действует с января 2004 года. Увеличена степень защиты:
Как выглядит бланк трудовой книжки нового образца? 
Заключение
Если же книжка, датированная 2007 годом, оформлена на бланке образца 1973 года — это повод заподозрить подделку. При обнаружении недействительной книжки, заполняется акт и сотруднику выдается новый документ, соответствующий всем действующим нормам.
Заполнение трудовой книжки в 2021 году: правила и образец
Несмотря на постепенный перевод записей о трудовой деятельности в электронный формат, традиционная бумажная трудовая книжка сохраняет статус основного документа работника. Но отвечает за правильное оформление этого документа работодатель (организация или ИП). Не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2021 году поможет наша статья. В ней, в частности, рассказано, как оформить новую трудовую книжку, как правильно вносить сведения о работе, в каком порядке нужно исправить допущенную ошибку, выдать сотруднику копию книжки или сделать ее дубликат. Также приведены примеры корректных записей об увольнении.
Основные требования при оформлении трудовой книжки
Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).
С 1 сентября 2021 года начнет действовать новый порядок ведения трудовых книжек (утв. приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н; далее — Порядок). С этой же даты утратит силу Инструкция. Но основные положения (за некоторым исключением), сохранятся. Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.
Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом н ужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).
Справка
Новый Порядок допускает использование при заполнении трудовой книжки принтеров, факсимиле и штампов, в том числе при внесении записей о приемах, переводах и увольнениях (п. 3 Порядка). Об этом и других изменениях, которые нужно учитывать при ведении трудовых книжек после 1 сентября, см. в статье « Утвержден новый порядок ведения трудовой книжки ».
Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).
В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.
В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).
Внимание
С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя. Подробнее см. « Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику » и « Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р? »
Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу
До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.
Изменение титульного листа
Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.
Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.
Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.
О том как исправить ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, см. ниже в главке «Как исправить ошибку в трудовой книжке».
Сведения о приеме на работу
Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе».
Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.
Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.
Внимание
Напомним, что с 2020 года работодатели обязаны сдавать форму СЗВ-ТД, если произошло любое из следующих кадровых событий: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, подача сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная). Также см. «Новая СЗВ‑ТД: как с 1 июля заполнять поле «код выполняемой функции»».
Заполнение трудовой книжки при увольнении
Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.
В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
Важно
В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.
В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).
После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник.
Примеры записей об увольнении
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.
При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции). Поэтому при обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.
В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».
В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.
Важно
Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).
Как заверить копию
Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).
Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.
Дубликат трудовой книжки
Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).
Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа следующий.
Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ или словесно-цифровым способом в формате: ДД месяц ГГГГ; слово «года» при этом не пишется в обоих случаях. Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) в титульный лист переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.
Внимание
Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.
Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.
Раздел «Сведения о работе» дубликата заполняется следующим образом.
В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или прежней трудовой книжки, если она не утрачена.
Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.
После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.
Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2021 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.
