Что такое счет-фактура и накладная и в чем между ними разница? Обязательны ли оба документа?
Расчеты по факту оказанных услуг или поставленных товаров отражаются в сопутствующих сделке документах.
Первичная бухгалтерская документация является также и основной формой налоговой отчетности предприятия.
Важно, чтобы все документы были заполнены верно и были внесены соответствующие записи в книги учета. Как их заполнить и сколько они хранятся, можно узнать в статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Определения
Накладная – это первичный документ бухгалтерской отчетности, в котором отражается прием и отправка материальных ценностей, их перемещение от продавца к покупателю. Накладные могут быть товарными, товарно-транспортными, транспортными в зависимости от формы и способа передачи товара. Подробнее о видах накладных читайте здесь.
Счет-фактура (с/ф) представляет собой документ, который оформляется продавцом при отправке товара покупателю и является основанием для получения вычета или возмещения НДС.
Чем отличаются эти документы?
Информация в накладных и счетах-фактурах дублируется, что вызывает недоумение у предпринимателей: в чем же разница между документами и зачем заполнять столько одинаковых бумаг? На самом деле, накладная и счет-фактура оформляются с разными целями.
Для чего нужны накладные?
Применяются накладные для оформления перехода права собственности на материальные объекты, т.е. на товар от продавца к покупателю.
Если в операции передачи товара участвует сторонняя транспортная компания, то накладная регулирует также и отношения между перевозчиком, покупателем и продавцом. Доказательством передачи товара является накладная с подписью и печатью покупателя. О том, кто и в каком порядке подписывает накладные со стороны покупателя и продавца, можно узнать тут.
Для чего нужен СФ?
Счет-фактура оформляется продавцом и передается покупателю после завершения выгрузки товара, но не является доказательством факта передачи ценностей. Цель составления с/ф – подтверждение суммы выплаченного продавцом налога на добавочную стоимость, которая должна быть принята к вычету (согласно ст.169 НК РФ).
Различается ли форма этих документов?
Сколько лет их требуется хранить?
Другие отличия
Обязательно ли к СФ должна быть ТН?
Если есть счет-фактура, нужна ли накладная? Товарная накладная оформляется как сопроводительный документ к отгружаемому товару. Счет-фактура является самостоятельным документом, который может быть выписан поставщиком услуг или товаров после отгрузки товара или окончания предоставления услуги в срок до 5 дней (п.3 ст.168 НК РФ).
Могут ли накладная и счет-фактура быть с разными датами? Даты составления накладной и с/ф могут не совпадать.
Должны ли совпадать номера?
Налоговый кодекс РФ не вводит каких-либо правил относительно одинаковой нумерации накладных и счетов-фактур.
Можно ли оформить один СФ на несколько накладных?
Налоговый кодекс допускает составление с/ф на несколько накладных при условии полного соблюдения статей 168-169 НК РФ, т.е. если с/ф будет выставлен в течение 5 дней со дня первой отгрузки.
Могут ли они быть в одном документе?
С 2013 года Письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ допускается объединение информации из форм по передаче материальных ценностей с информацией, содержащейся в счетах-фактурах. К объединению допускаются следующие виды форм:
Объединенная форма называется Универсальным Передаточным Документом (УПД) и формируется в соответствии с рекомендациями, отраженными в Письме ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@:
Когда лучше использовать УПД?
Преимущества использования УПД неоспоримы, к ним относится:
Использовать УПД нельзя в следующих случаях:
Как заполняется УПД?
Необходимость заполнения различных документов, дублирующих часть информации по сделке, вытекает из цели, для которой они применяются. Накладные и счета-фактуры представляют собой совершенно разные формы бухгалтерской и налоговой отчетности.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2021 году
Чем руководствоваться при нумерации счетов-фактур
Перечень обязательных реквизитов отгрузочного, авансового и корректировочного счетов-фактур содержится в пп. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер. При этом порядка нумерации счетов-фактур сам Налоговый кодекс не устанавливает и отсылает нас к подзаконному акту — постановлению Правительства РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2021 года этим документом является постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
ВНИМАНИЕ! С 1 июля 2021 года счета-фактуры оформляются по новой форме (см. постановление Правительства РФ от 02.04.2021 № 534). Это связано с окончанием эксперимента по прослеживаемости товаров. При этом новый бланк обязаны применять все налогоплательщики НДС, даже если товары не подлежат прослеживаемости. Подробнее о новой форме счета-фактуры читайте здесь, а о системе прослеживаемости здесь.
Скачать обновленный бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Однако в части вопросов нумерации счетов-фактур ничего не изменилось. Таким образом, со времени вступления в силу постановления № 1137 принципиальных новшеств по нумерации в его тексте не было. Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).
Основные тезисы нумерации счетов-фактур привели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению. Это бесплатно.
О последних изменениях, которые существенно меняли форму и правила заполнения счета-фактуры, читайте здесь.
Каковы правила нумерации счетов-фактур
Основное (и единственное) правило — номера присваиваются в хронологическом порядке по мере составления/выставления счетов-фактур (подп. «а» п. 1 правил заполнения счета-фактуры, подп. «а» п. 1 правил заполнения корректировочного счета-фактуры).
Период возобновления нумерации организация может установить в учетной политике самостоятельно в зависимости от количества оформляемых ею документов. Например, возобновлять нумерацию можно с начала очередного года, квартала, месяца. Единственное, против чего высказывались чиновники, — это ежедневная нумерация счетов-фактур с первого номера (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).
Номера счетов-фактур могут состоять не только из цифр: допускается использование буквенных префиксов и цифровых индексов. Последние в обязательном порядке проставляются в счетах-фактурах:
Подробнее о реквизитах счета-фактуры и их значимости для этого документа читайте в этой статье.
Можно ли отдельно нумеровать авансовые или корректировочные счета-фактуры
Прямое указание на единую хронологию всех составляемых налогоплательщиком счетов-фактур появилось в 2012 году с выходом постановления № 1137. В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 таких норм не было, поэтому зачастую бухгалтеры счета-фактуры на отгрузку и на предоплату нумеровали отдельно — так было удобно. Теперь этого делать не стоит, чтобы не вызвать нареканий со стороны проверяющих.
Однозначно против отдельной нумерации авансовых счетов-фактур выступает Минфин России (письма от 16.10.2012 № 03-07-11/427 и 10.08.2012 № 03-07-11/284). Если есть желание или потребность как-то выделять счета-фактуры на аванс, допустимо использовать буквенный префикс (например, А или АВ) к номеру, который укладывается в единую хронологию.
Что касается счетов-фактур корректировочных, то в правилах заполнения четко говорится, что им порядковые номера присваиваются в общем хронологическом порядке. Этот порядок нужно соблюдать.
Номера идут не по порядку: накажут ли продавца
Ошибки случаются у всех, и нарушение нумерации счетов-фактур, увы, не редкость. Наиболее часто встречаются пропуски номеров или несоблюдение хронологии (у более позднего по дате счета-фактуры номер меньше, чем у предыдущих, или наоборот). Задвоение — случай более редкий, т. к. в основном все работают с бухгалтерскими программами и присвоить один номер разным документам попросту не позволяет ПО.
Привести нарушенную нумерацию в хронологический порядок чрезвычайно сложно, поскольку в результате перетасовки счетов-фактур «поползут» номера более поздних документов, которые уже переданы покупателям. Поэтому встает вопрос: а надо ли это делать?
Отвечаем: необязательно, т. к. ответственности за нарушение правил нумерации счетов-фактур для продавца налоговое законодательство не предусматривает. В ст. 120 НК РФ говорится о штрафе за отсутствие счетов-фактур, но применить ее к ситуации с «выпавшими» номерами нельзя. Говорить об отсутствии счетов-фактур можно лишь тогда, когда есть обязанность по их выставлению, но она не выполнена, — пропуск номера сюда не относится. Однако все это не означает, что правило единой хронологии можно игнорировать.
Отразится ли скачущая нумерация на покупателе
Скорее всего, не отразится. Ошибка в номере счета-фактуры не препятствует идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг) и их стоимости, ставки и суммы НДС, а значит, оснований для отказа покупателю в вычете не дает (п. 2 п. 169 НК РФ). Во всяком случае, подобные претензии контролеров уже давно легко оспариваются. По мнению некоторых судов, даже отсутствие номера в счете-фактуре не должно лишать вычета по НДС (постановления ФАС Центрального округа от 08.04.2013 по делу № А14-7612/2011, ФАС Московского округа от 10.08.2011 по делу № А41-41420/09).
Итоги
Одним из обязательных реквизитов каждого из типов счета-фактуры является его порядковый номер. Слово «порядковый» предполагает нумерацию по порядку по мере оформления документов. Однако соблюсти ее получается не всегда, а попытка упорядочивания отражается на нумерации документов, выставленных позже тех, на номере которых произошел сбой. Ответственность за скачущие или отсутствующие номера не предусмотрена. Вычету ошибки в номере не препятствуют.
Оформляем реализацию: как выписываются счета-фактуры и накладные
Каждый факт хозяйственной деятельности сопровождается оформлением первичных документов. На их основании бухгалтер фиксирует совершившуюся операцию в учете. Не исключение и операции по реализации продукции, работ, услуг и пр. В ходе указанной операции продавец должен выписать первичный документ (например, товарную накладную), на основании которого товар, работа, услуга передается (или право собственности переходит) покупателю. Если продавец уплачивает НДС, то в общих случаях он выставляет в адрес покупателя и счет-фактуру. Но сделать это он может не в момент передачи актива или права собственности на него, а в течение пяти дней после отгрузки.
Таким образом, накладная и счет-фактура — единый комплект документов по реализации товаров, однако предназначены они для того, чтобы учитывать различные объекты. Чтобы понять разницу между накладной и счетом-фактурой, рассмотрим каждый документ по отдельности.
Для чего служит товарная накладная
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это один из видов первичных документов, на основании которых происходит передача, например, товаров, приобретенных для перепродажи, или продукции собственного производства покупателю. То есть накладная нужна для учета товарно-материальных ценностей.
Форма и указания по заполнению товарной накладной утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Однако по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты имеют право:
Обязательно ли указывать банковские реквизиты в ТОРГ-12? Что, если она без печати? Ответы на эти и другие спорные вопросы по заполнению документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Одновременно с выпиской товарной накладной в бухгалтерском учете формируются проводки по реализации:
Покупатель на основании товарной накладной отразит в своем учете поступление материальных ценностей проводкой Дт 10, 15, 41… Кт 60.1.
В чем заключается разница между товарной накладной и другими передаточными документами
Когда выписывается товарная накладная, мы уже выяснили, но кроме нее в процессе реализации могут быть оформлены и другие передаточные документы:
Из названий видно, что оформление перечисленных документов происходит в зависимости от того, какое имущество передается: материалы, работы, услуги, основные средства, нематериальные активы и т. д.
Все эти документы характеризуются тем, что в них должны быть прописаны реквизиты передающей и принимающей сторон, наименование и при необходимости характеристика передаваемого актива, количество, цена и стоимость, дата, когда произошла передача актива, и пр. Документы должны быть заверены подписями уполномоченных лиц с каждой стороны сделки и скреплены печатями (при наличии).
Каково предназначение счета-фактуры и в чем ее отличие от товарной накладной
Счет-фактура — первичный документ, служащий для учета налога на добавленную стоимость. Продавец-налогоплательщик обязан при совершении операций, подлежащих обложению указанным налогом, выписать счет-фактуру, показывая таким образом начисление НДС: Дт 90.3 Кт 68/НДС.
Счет-фактура может выписываться не только при отгрузке, но и при других обстоятельствах (например, при поступлении денежных средств от покупателя в качестве аванса), когда выписка накладной не требуется, а НДС начислить надо.
Покупатель — плательщик НДС вправе на основании полученного счета-фактуры принять сумму НДС к вычету, уменьшив величину налога к уплате в бюджет. Входящий НДС у покупателя отражается на основании проводки Дт 19 Кт 60.1, а заявление налога к вычету — Дт 68/НДС Кт 19.Однако для этого документ должен соответствовать всем требованиям налогового законодательства.
Форма счета-фактуры и правила по его заполнению приводятся в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
С 01.07.2021 действует обновленный бланк счета-фактуры, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в документ читайте здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
В счете-фактуре, как и в накладной, должны быть указаны наименование товара, его количество, цена за единицу и общая стоимость, ставка и размер НДС, сумма с НДС. Кроме того, здесь приводятся реквизиты продавца и покупателя (грузоотправителя, грузополучателя). Заверяется документ подписями уполномоченных лиц (обычно руководителя и главного бухгалтера от организации или ИП). Места для печати в нем в отличие от товарной накладной не предусмотрено.
Какие реквизиты товарной накладной по форме ТОРГ-12 обязательны для заполнения в целях принятия расходов к налоговому учету и применения вычетов по НДС? Ответ на этот вопрос от советника государственной гражданской службы РФ 2 класса Григоренко Е. С. вы найдете в К+, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Возможно ли оформить накладную и счет-фактуру в одном документе?
Итак, товарная накладная предназначена для учета товарно-материальных ценностей, счет-фактура — для учета НДС. Возможно ли составить их в форме одного документа?
Возможно. Такой документ действует с 2013 года — с того момента, как ФНС выпустила письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ с целью облегчить документооборот хозсубъектов. В письме приведен новый бланк с реквизитами обоих документов. Он получил название УПД (универсального передаточного документа).
Форму счета-фактуры наше законодательство периодически корректирует, в связи с этим меняется и бланк УПД.
Закон не обязывает использовать УПД, это дело добровольное. Если хозсубъект решит о том, что при отгрузке будет оформляться именно УПД, то лучше такое решение прописать в учетной политике.
Где найти образец УПД — единого документа, составленного на основании счета-фактуры и накладной
Образец единого документа из счета-фактуры и накладной представлен ниже:
Надеемся, что этот образец поможет вам оформить универсальный передаточный документ правильно.
Итоги
Так чем отличается счет-фактура от накладной? Они предназначены для отражения в бухгалтерских и налоговых регистрах двух разных объектов учета. Товарная накладная учитывает ТМЦ, а счет-фактура — НДС. Оба документа выписываются при отгрузке или при переходе права собственности, но накладная непосредственно в момент отгрузки, а счет-фактура в течение 5 дней после этого. Сведения, отражаемые в этих двух документах, в некоторой степени дублируют друг друга. Именно поэтому в целях упрощения документооборота налоговиками была разработана единая форма, соединяющая в себе реквизиты счета-фактуры и первичного передаточного документа. Образец УПД приведен выше.
