нужен ли журнал выдачи сиз если ведутся карточки учета

Содержание

Вопрос: Работодатель вправе вести учет выдачи работникам средств индивидуальной защиты (СИЗ) с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника. Хотим вести учет выдачи работникам СИЗ в электронном виде. Возможно ли заменить документ бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная. (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

Работодатель вправе вести учет выдачи работникам средств индивидуальной защиты (СИЗ) с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника. Хотим вести учет выдачи работникам СИЗ в электронном виде. Возможно ли заменить документ бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника, на что-либо другое, например, ознакомить работника с приказом о периодичности получения и потребности в СИЗ?

Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ в электронной форме. Электронная карточка должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Замена документа о получении работником СИЗ другим документом не предусмотрена.

Допускается ведение карточек учета выдачи СИЗ в электронной форме с обязательной персонификацией работника.

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены Приказом Минздравсоцразвития Ро сии от 01.06.2009 N 290н.

Согласно п. 13 Правил работодатель обязан организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки.

Сроки пользования СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам.

Выдача работникам и сдача ими СИЗ фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ, форма которой приведена в приложении к настоящим Правилам.

Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Допускается ведение карточек учета выдачи СИЗ в электронной форме с обязательной персонификацией работника.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Источник

article234

Очень часто у специалиста по охране труда возникают вопросы, связанные с процессом обеспеченности сотрудников спецодеждой и СИЗ: как автоматизировать учет выдачи спецодежды? Как отследить, чтоб каждый сотрудник был обеспечен спецодеждой во время и в соответствии с нужными размерами? Как избавится от бумажного документооборота? Как организовать ведение электронной карточки выдачи СИЗ?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан обеспечить работников спецодеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты. В каждой организации, на каждом предприятии работодатель обязан организовать учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки и должным образом. Выдача сотрудникам спецодежды и приемка от них спецодежды регистрируется записью в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Давайте подробнее рассмотрим, что же такое личная карточка учета выдачи СИЗ?

Личная карточка учета выдачи СИЗ – это утвержденный документ, используемый для учета и регистрации факта установки норм, факта выдачи и возврата спецодежды. Форма личной карточки учета выдачи СИЗ утверждена «Приказом Минздравсоцразвития РФ» от 01.06.2009 г. № 290н и является единой, обязательной для всех.

Личная карточка заполняется на каждого сотрудника организации, которому необходимо выдать спецодежду и СИЗ, в соответствии с установленными типовым отраслевым нормами. Лицевая сторона карточки хранит информацию о данных сотрудника (Ф.И.О., табельный номер, дата поступления на работу, данные о размерах), информацию о наименовании пункта типовых отраслевых норм, информацию об установленных нормах выдачи спецодежды и СИЗ, информацию о количестве и периодичности выдачи. Оборотная сторона личной карточки отражает информацию о наименовании СИЗ, о дате и количестве выданной и возращенной СИЗ, отражает номера сертификатов или деклараций соответствия, и подписи получившего и принявшего СИЗ.

Как автоматизировать и упростить процесс учета выдачи спецодежды?

В настоящее время п. 13 «Приказа Минздравсоцразвития России» от 1 июня 2009 г. № 290н установлено, что вести учет личных карточек выдачи спецодежды и сиз можно в электронном виде.

При ведении личной карточки учета выдачи СИЗ в электронном виде вместо подписи сотрудника, информирующей о получении, регистрируется информация о документе выдачи, содержащем подпись сотрудника. Данный документ может быть оформлен в виде ведомости учета выдачи спецодежды, обобщающей информацию о выдаче для нескольких сотрудников.

В программе «Охрана труда» отлажен механизм ведения личной карточки спецодежды и СИЗ в электронном виде. Программа «Охрана труда» позволяет сформировать личную карточку по каждому сотруднику, посредством нажатия одной кнопки, после занесения необходимой информации в документах.

Рассмотрим алгоритм создания электронной личной карточки в программе «Охрана труда»:

1. На первом этапе необходимо заполнить документ «Установка норм спецодежды, СИЗ», который помогает нам зарегистрировать факт установки норм выдачи спецодежды, СИЗ. В программе предусмотрена возможность установки норм на подразделения, на профессии, на отдельные рабочие места, на конкретных сотрудников, на вредные факторы и на вредные вещества.
При выборе профессии и пункта ТОН программа сама проставит периодичность и необходимое кол-во для выдачи, а также укажет срок носки и состояние «Назначить».

001untitled

002untitled

3. Следующим этапом, при условии наличия СИЗ на складах, можно оформить выдачу, для этого заполним документ «Выдача спецодежды, СИЗ», который отражает факт выдачи спецодежды и СИЗ в эксплуатацию сотруднику, подразделению, рабочему месту. Табличная часть «Спецодежда и СИЗ» может быть заполнена автоматически (при помощи команд меню кнопки «Заполнить» над табличной частью документа) по потребностям для физ. лица, для сотрудника, для сотрудников в подразделении.

003untitled

После заполнения документа с легкостью можно распечатать «Ведомость учета выдачи спецодежды МБ-7», номер и дата которой будут отражаться в электронной личной карточке выдачи СИЗ, в графе «подпись получившего», сотруднику остается только расписаться в ведомости учета спецодежды.

004untitled

4. Последним, заключительным этапом является формирование электронной личной карточки для сотрудника, все данные в которую переносятся автоматически.

005untitled

006untitled

Схема бизнес-процесса обеспеченности сотрудников спецодеждой и СИЗ, реализованная в программном продукте «Охрана труда» для 1С: Предприятия 8:

007untitled

Переход на электронный учет спецодежды и ведение электронных личных карточек выдачи способствует:

Управление и ведение процесса обеспеченности спецодеждой сотрудников не должно вызывать проблем, задайтесь целью минимизировать ведение документооборота в бумажном виде, перейти к автоматизации процесса учета, автоматизации процесса выдачи спецодежды и программа «Охрана труда» поможет Вам в этом!

Источник

Новое в карточке учета СИЗ и иные изменения в порядке выдачи спецодежды

С 25 августа 2019 г. действует Инструкция о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты (далее – СИЗ, спецодежда), изложенная в новой редакции.

В целом порядок выдачи СИЗ остался прежним. Ряд изменений фиксируют действующую с учетом разъяснений Минтруда и соцзащиты практику обеспечения спецодеждой работников. Но есть и новшества. Рассмотрим основные коррективы.

1. Внесены изменения в терминологию. В частности:

— даны определения вредным и опасным условиям труда. Ранее за их уточнением приходилось обращаться к СанПиНу «Гигиеническая классификация условий труда»;

— вместо термина «срок носки СИЗ» введено понятие «период использования». По сути, это та же продолжительность времени, на которую спецодежда выдается работнику. При этом уточнено, что в течение всего данного периода защитные свойства и гигиенические характеристики (далее – защитные характеристики) СИЗ должны соответствовать требованиям ТНПА и эксплуатационных документов изготовителя при условии, что будут соблюдаться правила их эксплуатации, хранения и ухода за ними.

— выполнение работ, связанных с загрязнением;

— иные случаи, когда нельзя исключить вредные (опасные) производственные факторы или невозможно снизить их воздействие на работника до установленных нормативов за счет конструкции оборудования, организации производственных процессов, архитектурно-планировочных решений и средств коллективной защиты.

Ранее к Инструкции о СИЗ прилагалась форма личной карточки. В новой редакции ее нет, однако прописаны сведения, которые в карточке должны содержаться. Так, теперь код профессии (должности) и табельный номер работника в ней можно не указывать. Полагаем, наниматели могут и дальше использовать действующие личные карточки, скорректировав их с учетом новых требований. Например, в личную карточку работника со слабым зрением нужно занести показатели корригирующих очков.

Кроме того, в личной карточке следует отражать нормы выдачи спецодежды, т.е. сколько СИЗ одного вида и на какой период полагается работнику. Однако есть нюанс. В большинстве типовых отраслевых норм указываются именно сроки носки СИЗ в месяцах. На наш взгляд, чтобы соблюсти требования законодательства, нанимателю стоит дополнительно пересчитать сроки носки в нормы выдачи (например, если по типовым нормам на 12 месяцев полагается пара ботинок, то нормой выдачи будет пара на год) и включить эти данные в личную карточку (допустим, отдельной графой).

На заметку
Указание норм выдачи СИЗ вместо сроков их носки не повлияет на порядок начисления износа по СИЗ, если организация по учетной политике начисляет его ежемесячно исходя из периода использования. Ведь норма выдачи, например, пары ботинок на год предполагает их использование в течение 12 месяцев. Иначе говоря, механизм расчета ежемесячного износа СИЗ остается прежним.

Достоверность таких сведений, как и раньше, подтверждается подписями главбуха (бухгалтера), специалиста отдела кадров, руководителя структурного подразделения, в котором трудится работник, специалиста по охране труда. Работника надо ознакомить со сведениями под подпись.

Помимо названного, в личной карточке указываются сведения о фактически выданных и возвращенных СИЗ, которые предусматривались установленной ранее формой.

Инструкция о СИЗ в прежней редакции позволяла продлить срок носки специальной одежды и обуви, если работник использовал их неполное рабочее время. В новой редакции к указанному основанию добавилось еще одно.

На заметку
Наниматель при необходимости и с учетом установленных требований может продлить эксплуатацию не только специальной одежды и обуви, но и других видов СИЗ, период использования которых истек, если сохранились их защитные характеристики и качество.

5. Конкретизировано, для чего организации собственные нормы бесплатного обеспечения работников СИЗ (далее – нормы организации).

Ранее в нормах организации наниматель мог уточнить требования к показателям защитных характеристик СИЗ, установить более высокие показатели защитных свойств по сравнению с теми, что предусмотрены в типовых нормах, требования к конструктивным особенностям и стилю специальной одежды, применению логотипа (фирменного знака), а также определить порядок организации работы по обеспечению СИЗ. Теперь в данном ЛПА кроме перечисленного можно:

выдачу СИЗ сверх норм, которую прописывали в коллективном, трудовом договоре;

выдачу дополнительной спецодежды, порядок оформления которой не был урегулирован.

В новой редакции НПА формулировка «выдача СИЗ сверх типовых норм» не встречается. При этом определено, что наниматель прописывает (при необходимости) нормы выдачи дополнительных СИЗ именно в нормах организации;

При этом необходимо обязательно согласовать решение:

— со службой охраны труда организации (лицом, выполняющим соответствующие обязанности по охране труда);

— с профсоюзом или уполномоченными лицами по охране труда работников организации.

— так можно выдавать только СИЗ и их сменные компоненты простой конструкции, не требующие проведения дополнительного инструктажа по порядку их применения;

— личные карточки работников, которым выдаются СИЗ в рамках вендинга, должны вестись в электронном виде.

Организациям стоит пересмотреть документы, определяющие выдачу СИЗ работникам (в частности, нормы организации), с учетом новых требований.

Источник

Электронный учет средств индивидуальной защиты

Наталия Карлова,
специалист в области промышленной безопасности,
охраны труда

Что нужно принимать во внимание при ведении учета средств индивидуальной защиты (далее — СИЗ) в электронном виде? Чем электронная карточка отличается от бумажной? Каковы преимущества выдачи СИЗ с помощью вендингового оборудования? Ответы на эти вопросы — в материале.

1. Особенности ведения личной карточки учета СИЗ в электронном виде

Наниматель обязан обеспечить бесплатную выдачу работникам СИЗ в порядке, установленном в Инструкции N 209. При этом при выдаче СИЗ он должен организовать их учет путем ведения личной карточки учета СИЗ (далее — личная карточка) в электронном или бумажном виде (абз. 2 ч. 1 ст. 28 Закона об охране труда, п. 43 Инструкции N 209).

Обратите внимание!
В Инструкции N 209 не устанавливается форма личной карточки. Вместе с тем перечисляется, какие сведения необходимо отразить в этом документе независимо от того, ведется он в бумажном или электронном виде (ч. 2, 4 п. 43 Инструкции N 209).

Ведение электронной личной карточки особенно актуально тогда, когда в организации СИЗ выдаются большому количеству работников и когда отдельные виды СИЗ с нормой выдачи «до износа» требуют частой замены (перчатки, беруши, респираторы и т.п.).

Кроме того, очевидно, что при ведении личной карточки в бумажном виде велик риск ее непреднамеренной порчи или утери, на ее заполнение требуется больше времени, чем на заполнение электронной формы такого документа.

Одной из важнейших функций, которые должны обеспечиваться при ведении учета СИЗ с помощью личной карточки, является идентификация конкретного работника, получившего те или иные СИЗ: по личной подписи или, что применимо при выдаче СИЗ с помощью вендингового оборудования, по личному пропуску, отпечатку пальца и т.п.

Обратите внимание!
Если работник получит травму, связанную с неприменением полагающихся ему СИЗ, то при расследовании несчастного случая на производстве нанимателю в акте формы Н-1 необходимо будет указать причину произошедшего в соответствии с классификатором причин несчастного случая (приложение 2 к Инструкции N 51/94):
— либо необеспечение потерпевшего СИЗ (2100);
— либо неприменение потерпевшим выданных ему СИЗ (2500).
Поскольку выдача СИЗ подтверждается личной подписью работника, отсутствие таковой (или иной идентификации, свидетельствующей о выдаче потерпевшему соответствующих СИЗ) будет являться доказательством того, что работник не был обеспечен полагающимися ему СИЗ (а это уже основание для привлечения к административной или уголовной ответственности уполномоченных должностных лиц нанимателя и (или) самого нанимателя).

Электронная личная карточка должна содержать сведения, предусмотренные в ч. 2, 4 п. 43 Инструкции N 209 (ч. 5 п. 43 Инструкции N 209).

Примечание
Электронная карточка ведется в электронном виде. Дополнительно формировать папки с бумажными экземплярами таких карточек в организации не требуется. При этом при необходимости у соответствующих специалистов должна быть возможность для вывода ее на печать.

Так, электронная личная карточка должна содержать:

— информацию о работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), структурное подразделение организации, в котором работник трудится, профессия рабочего (должность служащего), дата приема на работу, дата изменения профессии рабочего (должности служащего) в период работы в организации (если имело место), пол, рост, размеры одежды (обуви, СИЗ головы, противогаза, респиратора, рукавиц, перчаток), показатели корригирующих очков (при их наличии));

— сведения о СИЗ, предусмотренных установленными нормами выдачи (наименование, классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям, норма выдачи).

— сведения о фактически выданных СИЗ (наименование, классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям, дата выдачи, количество, процент износа на дату выдачи, стоимость), которые подтверждаются подписью работника, а также сведения о возвращенных СИЗ (дата возвращения, количество, процент износа, стоимость), которые подтверждаются подписями сдавшего и принявшего СИЗ работников.

При этом в электронных личных карточках подписи работниками и соответствующими должностными лицами, указанными в ч. 3 п. 43 Инструкции N 209, не ставятся. Вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, который личную подпись работника, получающего СИЗ, содержит (например, требование-накладная) (ч. 5 п. 43 Инструкции N 209).

Образец заполнения: требование-накладная для выдачи спецодежды

Перейти на ведение личной карточки в электронном виде можно одним из следующих способов:

1) создается шаблон личной карточки в электронном виде путем внесения ее в электронные таблицы, например на базе MS Excel или MS Access. При этом в случае необходимости можно активировать многопользовательский режим, что позволит одновременно работать с базой данных разным пользователям (например, специалисту склада, инженеру по охране труда, специалисту по кадрам, бухгалтеру). При работе с таблицами можно осуществлять выборки по подразделениям, профессиям (должностям), наименованиям и размерам СИЗ, устанавливать «счетчик» даты окончания периода использования для каждого вида СИЗ и т.д. Однако информация заносится в эти таблицы вручную и так же актуализируется. А это не исключает ошибки из-за человеческого фактора;

2) дорабатываются с помощью специалистов имеющиеся программы бухгалтерского учета (например, такой программный продукт, как «1С: Бухгалтерия»). Это удобно, поскольку в данном случае в одной программе можно будет вести весь учет СИЗ, как бухгалтерский, так и выдачи СИЗ работникам. При этом учетом выдачи по-прежнему может заниматься специалист склада (а не бухгалтер) после соответствующего обучения и получения пароля для доступа к программному продукту;

3) заказывается у специалистов специальный программный продукт, отвечающий всем запросам организации и учитывающий требования Инструкции N 209. Это наиболее приемлемый, хотя и более затратный вариант, имеющий много преимуществ.

В частности, при заказе подобного программного продукта можно предусмотреть различные опции. Например:

— синхронизацию базы данных с базами данных отдела кадров, в том числе по принятым (уволенным), переведенным (перемещенным) сотрудникам;

— синхронизацию базы данных с базами данных бухгалтерии и склада;

— возможность автоматического составления пофамильного списка на закупку СИЗ, в том числе с учетом складских остатков;

— возможность пофамильной выборки сотрудников, у которых находятся в пользовании СИЗ с истекшим периодом использования;

— возможность вывода на печать других форм записей исходя из требований организации — заказчика программного продукта (личная карточка, ведомость выдачи СИЗ, требование-накладная, акт продления периода использования или акт списания СИЗ, графики планирования закупки или выдачи СИЗ и т.д.).

За счет введения в базу данных норм организации или типовых норм будет сэкономлено время, которое бы потребовалось на занесение этих сведений по каждому работнику вручную. В базе данных целесообразно предусмотреть такие позиции, как наименование и классификация (маркировка) СИЗ по защитным свойствам, норма выдачи СИЗ в штуках, парах на определенный период использования (1 год, 2 года и т.д.), и привязать их к определенной профессии рабочего (должности служащего).

Ведение личной карточки в электронном виде также позволит нанимателю организовать выдачу СИЗ и их сменных компонентов простой конструкции, не требующих проведения дополнительного инструктажа по порядку применения, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). При этом должны обеспечиваться идентификация работника и автоматическое занесение данных о выданных СИЗ в электронную форму личной карточки работника (п. 44 Инструкции N 209).

Примечание
При выдаче СИЗ, применение которых требует от работников практических навыков (респираторы, противогазы, самоспасатели, страховочные привязи, каски и т.д.), наниматель должен организовать проведение инструктажа работников по правилам пользования и простейшим способам проверки работоспособности и исправности этих СИЗ, а при необходимости и тренировку работников по их применению (абз. 7 п. 49 Инструкции N 209).

2. Выдача СИЗ с помощью вендингового оборудования

С помощью вендингового оборудования целесообразно выдавать рукавицы, перчатки, беруши, защитные очки и подобные СИЗ с нормой выдачи «до износа«. Так, износ перчаток на некоторых предприятиях может исчисляться неделями, а на других часами. При этом независимо от периода износа все СИЗ должны выдаваться работнику под подпись (или с использованием другого способа идентификации личности).

Очевидно, что при ведении личной карточки в бумажной форме специалисту склада для учета выдачи подобных СИЗ необходимо будет выполнить большое количество записей в ней вручную, а это отнимет много времени и приведет к необходимости скорой замены бланка. В данном случае электронная форма будет более приоритетной, хоть и не избавит соответствующего специалиста от необходимости заполнять множество документов бухучета (к примеру, требований-накладных), которые будут содержать подпись работника, и впоследствии вносить необходимые сведения в электронную базу.

Выдача СИЗ через вендинговое оборудование имеет массу преимуществ. Это:

— рациональная организация рабочего времени. При таком способе выдачи СИЗ минимизированы потери рабочего времени как самого работника, который в обычной ситуации вынужден каждый раз обращаться за требуемыми СИЗ к специалистам, так и для работников, которые ведут учет и выдачу СИЗ;

— доступность СИЗ. Работник в любое время может получить необходимые ему для работы СИЗ, что снижает риск его травмирования или получения им профзаболевания. Выдача СИЗ не зависит от человеческого фактора (например, на выдачу не повлияет отсутствие на рабочем месте соответствующего специалиста);

— рациональное потребление СИЗ. Вендинговые аппараты имеют возможность выставления индивидуальных лимитов выдачи СИЗ для конкретных работников, а пофамильный учет и контроль ведет к осознанному потреблению СИЗ работниками;

— упрощенный учет СИЗ. Идентификация работника при получении СИЗ через вендинговое оборудование осуществляется, как правило, посредством именного пропуска (RFID-карты) (также возможны варианты идентификации работника по отпечатку пальца или с помощью технологии распознавания лиц Face ID). И поскольку вендинговое оборудование связано через интернет с помощью Wi-Fi, GSM-модема или локальной сети с соответствующими электронными базами данных предприятия по учету СИЗ («1С: Бухгалтерия» и т.д.), полученные сведения быстро синхронизируются и обновляются в этих базах данных без участия специалистов.

Примечание
Поскольку работнику нужно не только получить новые, но и сдать пришедшие в негодность СИЗ, разработчики вендинговых аппаратов для того, чтобы максимально автоматизировать процесс выдачи СИЗ, предлагают модели, которые могут принимать СИЗ в стирку, и накопители СИЗ, утративших защитные свойства и не подлежащих повторной носке (рукавицы, перчатки, защитные очки и т.п.). Указанные модели также синхронизированы с базой данных организации по учету СИЗ. Информация об утилизации СИЗ, сданных через накопитель, сразу попадает в соответствующую базу данных, и работник может получить новые СИЗ вместо отслуживших.

Источник

Юридический портал vladimir-voynovich.ru
Adblock
detector