Нужен ли счет и подпись руководителя на нем для оплаты по договору.
Необходимость выставлять счет, а также требования к его форме, перечню реквизитов и заполнению действующим законодательством не установлена.
На практике счет оформляют в таких случаях.
1. Счет заменяет договор. Обычно это закупки на малую сумму до 100 000, когда нет договора с подписью обеих сторон. В этом случае оплата счета является акцептом (согласием) учреждения на условия сделки, указанные поставщиком в этом счете. После оплаты считается, что договор заключен. Это следует из пунктов 1 и 3 статьи 434, статье 435, пункте 3 статьи 438 Гражданского кодекса РФ, писем Минэкономразвития России от 30.11.2015 № Д28И-3446, от 03.08.2015 № Д28и-2300.
2. Оформление счета обязательно по условиям договора. Например, когда в нем прописывают особые расчеты. Кроме того, часто счет выписывают на аванс (например, когда точная сума в контракте не прописана, только процентное соотношение от суммы вознаграждения).
Таким образом, счет не является обязательным документом, установленным законодательством. Эту позицию также поддерживают суды. Например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 07.11.2013 по делу № А65-3808/2013 указано, что обязанность выставлять счет в законах не прописана и нет унифицированной формы документа, поскольку счет является обычаем делового оборота. Также российское законодательство не требует заверять счета собственноручными подписями и печатью.
Подпись на счете (виза) и печать учреждения
Виза на счете руководителя (или другого сотрудника) и печать учреждения не нужны – в действующем законодательстве таких правил нет. Их ставят только когда это предусмотрено правилами внутреннего контроля учреждения. Объясняется это так.
Обязательство учреждения оплатить контракт возникает по факту его заключения и исполнения поставщиком обязательств, а вовсе не по счету. Но даже если счет прописан в контракте как обязательный документ, руководитель не обязан его визировать. Даже без визы свое согласие на оплату руководитель подтверждает два раза.
Таким образом, визирование счета не установлено действующим законодательством и не влияет на принятие или исполнение обязательств. Тем более, если учреждение не станет оплачивать контракт, мотивируя тем, что руководитель не поставил визу, это грозит санкциями по контракту и гражданскому законодательству. То есть, учреждение обязано оплачивать контракт, независимо от наличия визы на счете руководителя или другого сотрудника.
Но учреждение может самостоятельно установить в правилах своего внутреннего финансового контроля, что руководитель (другой сотрудник) визирует счета. Напомним, такой контроль учреждения обязаны проводить по пункту 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. В этом случае руководитель (ответственный сотрудник) должен поставить визу после конкретных мероприятий предварительного контроля, которые прописаны в положении о контроле. Например, после сверки счета с условиями контракта и реквизитами.
Для каких документов можно применять факсимильную подпись
Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).
Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.
Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.
Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?
Посмотреть ответ
Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.
Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.
Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов
Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).
По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.
Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.
Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.
Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка. Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников. Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ
По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.
Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.
Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).
Счета-фактуры и учетные документы
Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.
Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).
Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда. В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».
Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?
Посмотреть ответ
Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).
В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.
Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.
Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.
Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.
Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле
Факсимильный оттиск может ставиться на:
Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:
Некоторые нюансы применения клише
Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.
В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.
Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.
Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.
При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.
Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.
Памятка по оформлению счета на оплату
Информируем Вас, что в Управление бухгалтерского учета принимаются счета на оплату, оформленные следующим образом:
1. Счет на оплату должен содержать все обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать стороны документооборота, причину оформления документа и его сумму:
1. дата и номер документа;
2. наименование контрагента (поставщика);
3. банковские реквизиты контрагента (поставщика);
4. наименование покупателя;
5. банковские реквизиты, юридический и почтовый адрес покупателя;
6. наименование, количество и стоимость товаров, работ, услуг;
7. сумму к уплате, в том числе НДС (в случае его наличия);
8. подписи руководителя и главного бухгалтера с обязательной расшифровкой.
2. На оригинале счета обязательно проставляется отметка «В бухгалтерию к оплате» с визой руководителя с расшифровкой ФИО, должности и даты.
3. Все счета принимаются на оплату в течение 10 рабочих дней с даты их выставления.
СЧЕТА, ДАТИРОВАННЫЕ 2020 ГОДОМ, НА ОПЛАТУ НЕ ПРИНИМАЮТСЯ!*
*Счета на оплату, датированные 2020 годом, оплаченные спустя более чем месяц, дают право контрагентам предъявить нам претензию за несвоевременное выполнение обязательств по оплате за поставленные товары (работы, услуги), принимая во внимание, что в договорах, как правило, устанавливается условие о сроках выполнения обязательства сторонами.
5. Согласование счетов с ДКЗТ проходит по системе СЭД.
6. УБУ счета в СЭД не согласовывает, а принимает к исполнению.
В соответствии со ст. 9 п. 3 Федерального закона от 06 декабря 2011г. (с изменениями и дополнениями от 26 июля 2019 г.) № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.
Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
Требования в письменной форме главного бухгалтера, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.
Счета.
Вопрос
Не могу доказать директору, что если в договоре не прописано предоставление счёта, то требовать мы его от подрядчика не можем, он говорит, что без счёта и без его визы я не могу ничего оплачивать, но ведь в договоре прописано, что основанием для оплаты является, например, акт выполненных работ, да и сам договор, подписанный директором, зачем нужен счет? Может я не права? И если счёт все-таки выписан (если указано в условиях договора), то подписать его имеет право не только руководитель, а и бухгалтер, менеджер, представитель и т.д. Ведь руководитель подписывает договоры, акты, платежные документы и прочие финансовые документы? И обязательно ли нужно ставить печать организации на счёте?
Может ли бухгалтер произвести оплату по договору без выставленного счета, а если счет все-таки выписан, то кто имеет право его подписать и обязательно ли наличие печати и визы на счёте?
Необходим ли счет для оплаты по договору? Если счет выставлен, то обязательно ли наличие на нем визы директора и печати организации?
Ответ
Необходимость выставлять счет, а также требования к его форме, перечню реквизитов и заполнению действующим законодательством не установлена.
На практике счет оформляют в таких случаях.
1. Счет заменяет договор. Обычно это закупки на малую сумму до 100 000, когда нет договора с подписью обеих сторон. В этом случае оплата счета является акцептом (согласием) учреждения на условия сделки, указанные поставщиком в этом счете. После оплаты считается, что договор заключен. Это следует из пунктов 1 и 3 статьи 434, статье 435, пункте 3 статьи 438 Гражданского кодекса РФ, писем Минэкономразвития России от 30.11.2015 № Д28И-3446, от 03.08.2015 № Д28и-2300.
2. Оформление счета обязательно по условиям договора. Например, когда в нем прописывают особые расчеты. Кроме того, часто счет выписывают на аванс (например, когда точная сума в контракте не прописана, только процентное соотношение от суммы вознаграждения).
Таким образом, счет не является обязательным документом, установленным законодательством. Эту позицию также поддерживают суды. Например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 07.11.2013 по делу № А65-3808/2013 указано, что обязанность выставлять счет в законах не прописана и нет унифицированной формы документа, поскольку счет является обычаем делового оборота. Также российское законодательство не требует заверять счета собственноручными подписями и печатью.
Подпись на счете (виза) и печать учреждения
Виза на счете руководителя (или другого сотрудника) и печать учреждения не нужны – в действующем законодательстве таких правил нет. Их ставят только когда это предусмотрено правилами внутреннего контроля учреждения. Объясняется это так.
Обязательство учреждения оплатить контракт возникает по факту его заключения и исполнения поставщиком обязательств, а вовсе не по счету. Но даже если счет прописан в контракте как обязательный документ, руководитель не обязан его визировать. Даже без визы свое согласие на оплату руководитель подтверждает два раза.
первый раз – когда подписывает контракт. То есть, подпись руководителя, который действует от имени учреждения, подтверждает обязательства учреждения оплатить контракт на условиях, указанных в нем (п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса РФ);
второй раз – когда подписывает платежный документ на оплату контракта. Ведь платежные поручения, заявки на кассовый расход и другие документы подписывает именно руководитель (письменной или электронной подписью).
Таким образом, визирование счета не установлено действующим законодательством и не влияет на принятие или исполнение обязательств. Тем более, если учреждение не станет оплачивать контракт, мотивируя тем, что руководитель не поставил визу, это грозит санкциями по контракту и гражданскому законодательству. То есть, учреждение обязано оплачивать контракт, независимо от наличия визы на счете руководителя или другого сотрудника.
Но учреждение может самостоятельно установить в правилах своего внутреннего финансового контроля, что руководитель (другой сотрудник) визирует счета. Напомним, такой контроль учреждения обязаны проводить по пункту 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. В этом случае руководитель (ответственный сотрудник) должен поставить визу после конкретных мероприятий предварительного контроля, которые прописаны в положении о контроле. Например, после сверки счета с условиями контракта и реквизитами.
