Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал) — это налоговый регистр, введенный в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. До 2015 года все фирмы и ИП просто фиксировали в нем выданные контрагентам и полученные от партнеров счета-фактуры.
С 01.07.2021 форма журнала учета счетов-фактур применяется новая — в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновили форму в связи с введением системы прослеживаемости товаров:
Структура журнала принципиально не изменилась и по-прежнему включает 2 части: в первой фиксируются выставленные документы, во второй — полученные. При этом в бланк добавлены новые графы — для отражения информации в рамках системы прослеживаемости.
Правила работы с журналом следующие:
Как правильно вести журнал в электронном виде, вы можете посмотреть в Готовом решении от КонсультантПлюс, получив бесплатный доступ.
Основные правила оформления журнала действуют с момента вступления в силу постановления № 1137 и с тех пор не изменились.
Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур в 2021 году
На сегодняшний день обязанность по ведению журнала осталась только у действующих от своего имени посредников:
Такой перечень лиц, обязанных вести журнал, содержит действующая редакция постановления № 1137. Часть посредников от необходимости заполнения журнала освобождена. Они вправе не оформлять журнал, если:
О новшествах и корректировках, которые нужно учитывать при заполнении журнала, узнавайте из материалов нашей рубрики.
Образец заполненного журнала по новой форме вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе:
А построчный алгоритм заполнения журнала вы можете найти в Готовом решении от К+. Доступ к системе можно получить бесплатно.
Итоги
В 2021 году составлять журнал регистрации счетов-фактур, как и прежде, должны застройщики, экспедиторы, агенты, субагенты, комиссионеры и субкомиссионеры. При оформлении журнала нужно руководствоваться действующей редакцией постановления Правительства № 1137 – последняя его корректировка произведена с 01.07.2021.
Нужно ли вести журнал учета счетов фактур в 2021
Постановление Правительства РФ от 02.04.2021 № 534
Комментарий
С 1 июля 2021 года вступают в силу поправки в постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137). Новые поправки продиктованы главным образом необходимостью отражения изменений, произошедших в налоговом законодательстве. Они затронули формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книги покупок и книг продаж, а также журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Рассмотрим подробнее наиболее значимые.
Счета-фактуры
С 1 июля 2021 года в ст. 169 НК РФ появилось требование дополнительно указывать в счетах-фактурах (см. комментарий к Закону № 371-ФЗ):
Для отражения этих изменений законодательства, а также для удобства осуществления контрольных мероприятий постановлением Правительства РФ от 02.04.2021 № 534 (далее – Постановление № 534) внесены уточнения в форму счета-фактуры, которые условно можно разделить на две группы:
Для всех налогоплательщиков в счете-фактуре с 01.07.2021 появится новая строка 5а, в которой необходимо указывать реквизиты (номер и дату составления) документа об отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав), причем с соотнесением этого документа с конкретными порядковыми номерами записей в счете-фактуре.
Описание порядка заполнения новой строки лаконичны и не поясняют, как именно такие сведения нужно вносить (например, если различные документы об отгрузке относятся к определенным строкам табличной части или если счет-фактура входит в состав УПД).
Согласно устным разъяснениям представителей ФНС России в случае, когда строки 1-5 связаны с товарной накладной № 11 от 10.04.2021, а строки 6-9 – с товарной накладной № 15 от 11.04.2021, запись в строке «5а» должна выглядеть так: «№ п/п 1-5 № 11 от 10.04.2021; № п/п 6-9 № 15 от 11.04.2021». А если счет-фактура входит в состав УПД, то нужно просто указать все строки табличной части через дефис и повторить реквизиты самого документа.
В табличной части счета-фактуры всеми налогоплательщиками с 01.07.2021 в графе 1 будет указываться порядковый номер записи отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), а их наименование переместится в графу 1а. Регистрационный номер декларации на товары (ранее именуемый как регистрационный номер таможенной декларации) в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ, как и ранее, будет указываться в графе 11, которая изменит свое название на «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости». Номер декларации на товары указывается, если ввозятся товары, не относящиеся к прослеживаемым.
Налогоплательщики, которые реализуют прослеживаемые товары, должны будут вносить в графу 11 регистрационный номер партии таких товаров. Напомним, что в соответствии с проектом постановления Правительства РФ о реализации национальной системы прослеживаемости «регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости» – это идентификатор, используемый в целях прослеживаемости товаров. Он представляет собой:
Кроме того, для отражения сведений о реализации прослеживаемых товаров в табличную часть счета-фактуры вводятся новые графы, в которых должны указываться:
Для большинства прослеживаемых товаров показатели граф 2, 2а и 12, 12а будут совпадать. Так, например, при реализации импортных холодильников во всех графах будет указываться единица измерения «шт» и соответствующий код «796». В то же время при реализации импортных микросхем графы 2 и 2а, скорее всего, будут содержать значения «796» и «шт», в то время как графы 12 и 12а – «166» и «кг», поскольку для части электронных интегральных микросхем, имеющих код ТН ВЭД 8542 90 000 0, проектом постановления Правительства РФ в целях прослеживаемости установлена именно такая единица измерения.
Прослеживаемые товары, имеющие одинаковое наименование, единицу измерения, цену, могут иметь различные регистрационные номера партий, поэтому формой счета-фактуры предусмотрена возможность составления к одной строке счета-фактуры нескольких подстрок граф 11-13.
По закону № 371-ФЗ при реализации товара, подлежащего прослеживаемости, счета-фактуры должны выставляться только в электронной форме (за исключением реализации товаров физическим лицам и плательщикам налога на профессиональный доход; перемещения товаров с территории РФ в таможенной процедурой экспорта (реэкспорта) или на территорию другого государства – члена ЕАЭС). Поэтому в Постановлении № 534 определено, что при составлении счета-фактуры на бумажном носителе (т. е. для непрослеживаемых товаров) графы 12-13 не формируются.
Интересно, что при отсутствии того или иного показателя в счете-фактуре требование обязательного проставления прочерка либо вообще исключается (например, для указания единицы измерения), либо смягчается фразой «вправе поставить» (например, для отражения порядкового номера внесенного в счет-фактуру исправления и даты внесения этого исправления). Для счетов-фактур в электронной форме показатели с отсутствующими значениями или с прочерками вообще не формируются.
Корректировочные счета-фактуры
В форму корректировочного счета-фактуры вносятся изменения, аналогичные изменениям формы счета-фактуры.
Так, с 01.07.2021 в графе 1 будут указываться порядковые номера записи поставляемых (отгруженных) товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, а их наименование переместится в графу 1а. Однако следует обратить внимание, что в графе 1 не просто указывается номер строки по порядку (как в форме счета-фактуры), а соответствующий номер записи из счета-фактуры, к которому составляется корректировочный счет-фактура. Например, если корректируются показатели строк 4 и 9 счета-фактуры, выставленного при отгрузке товаров, то в графе 1 корректировочного счета-фактуры будут указаны значения «4» и «9».
Соответственно, показатели, указываемые сейчас в графе 1а («Показатели в связи с изменением стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав»), переместятся в графу 1б, а показатели графы 1б («Код вида товара») – в графу 1в.
Кроме того, в форму корректировочного счета-фактуры добавятся:
Как и для счета-фактуры, для корректировочного счета-фактуры предусмотрено составление подстрок граф 11-13.
При выставлении корректировочного счета-фактуры на бумажном носителе (что возможно только для непрослеживаемых товаров) графы 12-13 не формируются.
Журнал учета счетов-фактур
В форму журнала учета вносятся изменения, позволяющие регистрировать счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры, составленные по новым формам. Так, в обеих частях журнала учета (часть 1 «Выставленные счета-фактуры», часть 2 «Полученные счета-фактуры») появляются новые графы:
К каждой строке журнала учета могут быть сформированы подстроки граф 20-23, при этом в графах 20-22 будут отражаться показатели подстрок 11-12 регистрируемого счета-фактуры.
Книга покупок (дополнительный лист книги покупок)
В форме книги покупок (дополнительном листе книги покупок) производятся небольшие технические перестановки граф, так как регистрационный номер декларации на товары перемещается из графы 13 в новую графу 16. В силу этого далее показатели из графы 14 перемещаются в графу 13, из 15 – в 14, из 16 – в 15.
Для регистрации счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур, составленных по новым формам, добавляются новые графы:
При отражении данных в отношении товаров, подлежащих прослеживаемости, заполняются подстроки граф 16-19, при этом в подстроках 16-18 отражаются показатели подстрок граф 11-13 счета-фактуры.
Книга продаж (дополнительный лист книги продаж)
В форме книги продаж (дополнительном листе книги покупок) производятся небольшие технические перестановки граф, так как регистрационный номер декларации на товары
(ранее – таможенной декларации) перемещается из графы 3а в новую графу 20. В силу этого показатель «Код вида товара» перемещается из графы 3б в графу 3а, а графа 3б упраздняется.
Для регистрации счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур, составленных по новым формам, добавляются новые графы:
При отражении данных в отношении товаров, подлежащих прослеживаемости, заполняются подстроки граф 20-23, при этом в подстроках 20-22 отражаются показатели подстрок граф 11-13 счета-фактуры.
Журнал учета счетов-фактур 2021
zhurnal_ucheta_schetov-faktur_2021.jpg
Похожие публикации
Журнал счетов-фактур необходим для регистрации как выданных, так и принятых документов. Этим регистром подтверждается правильность начисленного НДС. Регистр подается в ИФНС ежеквартально, ведут его субъекты хозяйствования, занимающиеся посреднической деятельностью – экспедиторы, агенты, а также застройщики и лица, в т.ч. освобожденные от обязанностей налогоплательщика, или не являющиеся таковыми (п. 3.1 ст. 169 НК РФ). Форма журнала и порядок его оформления регламентированы правительственным Постановлением от 26.12.2011 г. № 1137. Обновленная версия документа актуальна с 1 июля 2021 года, ее введение связано с появлением национальной системы прослеживаемости товаров (Постановление Правительства от 02.04.2021 № 534).
Система прослеживаемости товаров, работающая с июля 2021 года, призвана проконтролировать цепочку перемещения отдельных категорий товаров от производителя к потребителю. Это важно для предотвращения нелегальных поставок продукции. Такое новшество повлекло за собой создание новых отчетных форм и изменение ряда действующих документов. Например, корректировки были внесены в бланки счетов-фактур и в журнал их учета.
Электронный журнал учета счетов-фактур оформляется в формате 5.05 (часть 910), утвержденном Приказом ФНС от 08.06.2021 г. № ЕД-7-26/547@. До вступления в силу нового формата руководствоваться надо было временным порядком из письма ФНС от 05.05.2021 г. № ЕА-4-15/6251@. В формате данных обновилась структура табличных блоков в связи с вводом дополнительных реквизитов по прослеживаемым товарам.
Журнал полученных счетов-фактур, как и выставленных, дополнили графами для отражения сведений о категории товаров, подлежащих прослеживаемости:
По структуре журнал выставленных счетов-фактур и полученных документов существенных изменений не претерпел. Первый информационный блок фиксирует выставленные счета-фактуры, второй раздел регистра посвящен счетам-фактурам принятым. В журнал заносятся сведения в хронологической последовательности. Оформление регистра на бумажном носителе разрешается при условии, что речь идет о товарах, не подлежащих прослеживаемости.
Заполнение журнала учета счетов-фактур (2021)
В титульной части журнал полученных и выставленных счетов-фактур отражает информацию о налогоплательщике: его наименование (оно прописывается в соответствии с учредительной документацией полностью или в сокращенном варианте), коды ИНН и КПП, указывается период (квартал) составления регистра.
В журнал учета выставленных счетов-фактур вписываются данные в следующем порядке:
В журнал учета полученных счетов-фактур данные заносятся по аналогии с первым разделом регистра – фиксируется дата и номер документа, характерный для проведенной операции код, название и код валюты расчетов, стоимость товара с НДС с последующим выделением суммы налога, единицы измерения, стоимость единицы продукции без НДС, регистрационный номер декларации на прослеживаемые товары и т.д.
В графу 12 в сведениях о посреднической деятельности надо внести один из кодов:
Подробная инструкция по заполнению журнала приведена в Постановлении № 1137.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
Журнал учета счетов-фактур – особенная разновидность отчетности, необходимая для некоторых организаций. Он должен вестись по установленному порядку и периодически предоставляться в надзорные органы.
Кто обязан заполнять документ
До недавних пор данный документ обязаны были вести все компании, работающие с НДС. С 2016 года это требование по отношению к ним было отменено, т.к. сведения, вносимые в журнал, дублируются в книге покупок и продаж.
А вот предприятия, занимающиеся посредничеством в сфере сбыта товаров, предоставления услуг и производства работ, застройщики, нанимающие подрядчиков, а также организации, работающие в области транспортных перевозок и привлекающие к своей деятельности сторонних экспедиторов, этот журнал вести должны.
При этом то, по какой налоговой схеме (общей, «упрощенке» или «вмененке») работает то или иное предприятие – значения не имеет.
Зачем нужен журнал
Данный документ можно отнести к методам контроля за теми организациями, которые не предоставляют в налоговые инспекции декларации по налогу на добавленную стоимость (по причине освобождения в соответствии с законом, или отсутствия таковой обязанности в принципе).
Исходя из взятых из учетного журнала данных, налоговики проверяют, сходится ли НДС, указанный посредниками при сбыте товарно-материальных ценностей, суммам налога, принимаемым приобретателями этих ТМЦ к вычету. И точно также в обратном направлении: соответствуют ли размеры вычетов, указанные комитентами по купленным ТМЦ, НДС, начисленному продавцами этих товаров к налоговым выплатам.
Журнал ведется поквартально и отражает информацию о счетах-фактурах, выставленных в трехмесячный период отчета.
Куда отдавать документ
Журнал учета счетов-фактур необходимо сдавать в территориальное налоговое отделение по месту регистрации предприятия.
После получения журнала налоговики проводят его анализ, и по результатам проверки могут попросить письменных пояснений по поводу неясных моментов, а также затребовать дополнительные документы, в том числе спорные счета-фактуры, первичные бумаги и пр.
Периодичность предоставления журнала – один раз в квартал, до 20 числа месяца, следующего за периодом отчета (при этом если крайняя дата выпадает на выходной, то конечный срок отправки журнала переносится на ближайший понедельник или другой рабочий день).
Как передавать журнал и что будет, если не сдать
По закону журнал допускается вести в бумажном виде и на компьютере.
Обратите внимание! В налоговые органы на сегодняшний день предусмотрена только электронная сдача журнала, через компанию – спецоператора электронной системы документооборота, при этом использоваться должны только официально утвержденные форматы документа.
Если организация не предоставит вовремя заполненный бланк, она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа (до 10 000 рублей), также штраф может быть наложен на ответственных должностных сотрудников (директора и главного бухгалтера).
Особенности документа и образец журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур
Журнал учета счетов-фактур имеет унифицированную, обязательную к использованию форму, утвержденную на законодательном уровне. Функция по заполнению журнала обычно возлагается на специалиста отдела бухгалтерии.
Данный документ состоит из стандартной «шапки» и двух разделов.
Заполнение первой страницы формы
Далее в первый раздел журнала включаются сведения о выданных счетах-фактурах.
Некоторые организации – банковские, кредитные учреждения, страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, ПИФы и т.д.- заполняют только этот отрезок журнала. При этом если выдача счетов-фактур вообще не производилась, данный раздел можно оставлять незаполненным.
Информация в первую часть вписывается, исходя из даты выставления каждого счета-фактуры, по хронологии. При этом учитываются все бланки, в том числе корректировочные и исправленные, вне зависимости от того, оформлены они в печатном виде (в компьютере) или в «живом».
После формирования счета-фактуры в журнал следует внести:
Заполнение второй страницы формы
Вторая часть документа отведена под информацию о полученных счетах-фактурах. Данные сюда включаются также строго по порядку, вне зависимости от того, в какой форме они пришли – в бумажной или электронной. Сведения сюда вносятся аналогично первому разделу.
После окончания журнала
После завершения очередного квартала, журнал необходимо распечатать. Все его листы пронумеровываются, скрепляются толстой, суровой нитью (но только не степлером), проштамповываются (при условии, конечно, что компания использует штемпельные изделия для визирования бумаг) и заверяются подписью ответственного сотрудника.
Затем журнал должен подписать руководитель предприятия. Электронную версию журнала перед передачей в налоговую службу необходимо подписать с помощью официальной электронной цифровой подписи.
Хранить журналы учета счетов-фактур следует период, установленный законодательством или срок, прописанный во внутренних нормативно-правовых актах фирмы (но не менее четырех лет). После утраты актуальности и истечения срока хранения, бланк можно удалить из компьютера или уничтожить (бумажную версию) с соблюдением установленной законом процедуры.
Какой штраф за несдачу журнала учета счетов-фактур?
Журнал счетов-фактур
С 01.07.2021 журнал учета счетов-фактур нужно вести по новой форме — в редакции постановления Правительства от 02.04.2021 № 534. Обновили форму в связи с введением системы прослеживаемости товаров:
Образец заполненного журнала по новой форме вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный доступ к системе:
За 2 квартал 2021 года журнал составляется еще по-старому.
Не позднее 20-го числа месяца, следующего за окончанием квартала, некоторые из нас должны сдавать журнал учета счетов-фактур в инспекцию (за 2 квартал — до 20 июля включительно).
О том, кто обязан вести и представлять журнал в ИФНС, читайте здесь.
У тех, кто не отправил журнал в налоговую, закономерно возникает вопрос, какие санкции могут последовать в данном случае. Давайте разберемся.
Штраф за непредставление журнала
Журнал учета счетов-фактур не декларация. Поэтому ответственность по ст. 119 НК РФ в данном случае не применяется.
О штрафе за несданную декларацию см. в материале «Какой размер штрафа за несдачу декларации по НДС».
Представление журнала счетов-фактур в инспекцию в определенный срок — это обязанность, установленная п. 5.2 ст. 174 НК РФ. Раз вы ее не исполнили, налицо правонарушение, за которое вас могут оштрафовать. В НК РФ специальной санкции для журнала нет, но могут наложить штраф по п. 2 ст. 126 НК РФ — в сумме 10 000 руб.
Представлять журнал (как и декларацию) в ИФНС нужно в электронном виде по ТКС. Штрафа за нарушение формы представления нет, но в бумажном виде журнал, скорее всего, просто не примут, и будет считаться, что он не сдан.
Могут ли оштрафовать за неведение журнала?
Однозначно ответить на этот вопрос не представляется возможным.
В НК РФ есть статья 120, которая предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. Это штраф в размере:
При этом под грубым нарушением понимается в том числе отсутствие первичных документов и регистров бухгалтерского и налогового учета.
Первичным документом журнал точно не является. К налоговым регистрам он прямо не отнесен ни НК РФ, ни Правилами ведения, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. К тому же о регистрах налогового учета мы чаще говорим в связи с налогом на прибыль, а не с НДС. Ведь в главе 21 НК о таких регистрах ничего не сказано, а их понятие раскрывается только применительно к налогообложению прибыли (ст. 314 НК РФ). Признать журнал бухгалтерским регистром тоже сложно. Поэтому есть мнение, что за отсутствие журнала счетов-фактур штраф по ст. 120 НК РФ применяться не должен.
Однако у налоговиков может быть иная точка зрения. А значит, шанс получить этот штраф и необходимость его оспаривать существует. И еще не факт, что спор разрешится в вашу пользу. Сложившейся практики по данному вопросу нет. В то же время есть пример решения с выводом о том, что отсутствие журнала является основанием для штрафа по ст. 120 НК РФ (см. постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12.03.2015 № Ф04-16685/2015 по делу № А27-15466/2014).
