нужно ли заявление на выплату суточных

Содержание

Образец заявления на возмещение командировочных расходов

Порядок компенсации расходов по заявлению работника

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.

Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.

Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале «Как оплачивается командировка на один день?».

Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.

Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются при УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а при ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:

Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.

Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».

Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы. Скачать его можно ниже по ссылке:

56 zayavlenie

Итоги

Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.

Источник

Служебная командировка: обязан ли сотрудник писать заявление на выплату суточных?

Обязан ли сотрудник, направляемый в командировку, писать заявление на выплату суточных? Правомерно ли это, или достаточно только приказа на командировку?

Нет, сотрудник, направляемый в служебную командировку не обязан писать заявление на выплату суточных, законодательством это не предусмотрено. Соответственно, достаточно только приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Выплата суточных при направлении работника в командировку продолжительностью более 1 дня – обязанность работодателя.

1.3.5. Выплата командированному работнику суточных

Что такое суточные?

Работодатель обязан выплатить работнику суточные (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках, Письмо Минтруда России от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415):

— за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;

— за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Для расчета суточных необходимо определить продолжительность командировки.

Размер суточных

Размер суточных может быть любым, но должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 Положения о служебных командировках). Следует учитывать, что абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. Они составляют:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

— не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

ЭТАП 2. Направление работника в служебную командировку

Какие документы необходимо оформить при направлении работника в командировку

Для того чтобы направить работника в служебную командировку, необходимо распоряжение работодателя в письменной форме (например, приказ о направлении работника в командировку). Данный вывод следует из совокупности норм ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках.

Вместе с тем оформление дополнительных документов для командирования работника может быть предусмотрено локальным нормативным актом, принимаемым работодателем в соответствии с ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Например, в таком акте может содержаться требование об оформлении непосредственным руководителем работника служебной записки с указанием задач, которые последнему необходимо выполнить в командировке.

Издание приказа о направлении в служебную командировку

Работник направляется в служебную командировку по письменному распоряжению работодателя. Данный вывод следует из совокупности ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках. При этом указанные нормативные акты не предусматривают каких-либо требований к оформлению данного распоряжения. Например, его можно оформить в виде приказа о направлении работника в командировку.

Форма приказа

Содержание приказа

В приказе целесообразно указать, в частности, наименование работодателя, Ф.И.О. и должность работника, место, срок и цель командировки. Такой вывод сделан с учетом норм ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках.

Если проезд к месту командирования и (или) обратно к месту работы будет осуществляться на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), решение работодателя о проезде работника на соответствующем транспорте следует зафиксировать письменно. Например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку. Данные выводы сделаны исходя из абз. 2 п. 7 Положения о служебных командировках, а также с учетом разъяснений, приведенных в письме Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368.

Подписание приказа

Подписывать приказ вправе только лицо, которое от имени работодателя уполномочено принимать решение о направлении работника в командировку. Это следует из анализа ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках. Таким лицом может быть, например, руководитель организации.

С приказом рекомендуем ознакомить работника под подпись, поскольку при отсутствии доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа может быть признано неправомерным. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 192 ТК РФ, в соответствии с которой привлечение работника к дисциплинарной ответственности возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение им по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Выдача работнику аванса при направлении в служебную командировку

Работодатель обязан выдать командированному работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения о служебных командировках).

На практике сумма аванса рассчитывается на основании сметы, составленной работником бухгалтерии. Форма сметы законодательством не установлена, поэтому организация может разработать ее самостоятельно. Кроме того, смета предполагаемых расходов может содержаться в письменном заявлении командированного работника.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении работника в командировку (см. об издании приказа), стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы (см. о выплате суточных).

Смета (расчет) подписывается главным бухгалтером и руководителем организации, после чего командированному работнику выдается аванс.

Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки

Источник

Суточные в командировке. Вопросы начисления и выплаты

5aa9a938953a9956fe112e001fc022bd compressed v1

Сотруднику организации, убывшему для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (в командировку), компенсируются понесенные им дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, именуемые суточными (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

И почему-то сложилось устойчивое мнение, что:

Однако это не совсем так.

Начнем с того, что затраты на питание, одежду и другие личные потребности работника — его личные проблемы. Он получает зарплату, и сам решает, куда и как ее тратить. То, что он в командировке, еще не значит, что родная контора в это время обязана его кормить. Оплатить проезд в командировку и назад, проживание и другие, документально подтвержденные расходы, которые он вынужден нести только потому, что выполняет работу вне места проживания — обязана, а вот кормить — отнюдь.

Тем более, что и рацион питания у каждого свой. Кому-то на весь день достаточно бутылки кефира и полбатона, ну а кто-то не мыслит обеденного меню без дефлопе с семечками кациуса и крутоном (не путать с гренкой: ведь гренка не может стоить восемь долларов, а крутон — может).

Суточные же выдаются на компенсацию тех расходов, которые нельзя заранее учесть и документально подтвердить которые не представляется возможным.

Например, затраты на проезд в общественном транспорте в месте командирования, шоколадка, по старой доброй традиции, вручаемая секретарше начальника, с которым надо будет общаться, телефонные переговоры со своим руководством по личному мобильному телефону, и т. д., и т. п., и пр. Все эти расходы документально подтвердить весьма сложно, а зачастую даже теретически невозможно. В месте постоянной работы они бы не возникли, а компенсировать их сотруднику необходимо. Ведь они однозначно направлены на решение тех задач, для которых сотрудник и был направлен в командировку.

Автор еще застал те времена, когда суточные жестко регламентировались (и сам ездил в командировки, получая суточные в размере 2 руб. 60 коп., а в Заполярье или на Дальнем Востоке — 3 руб. 50 коп.).

В настоящее время для целей налогообложения прибыли размер суточных определяется только волеизъявлением организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Верхнего и нижнего предела не установлено.

Но при этом следует учесть, что если при командировках внутри страны размер суточных в организации превышает 700 руб., а при командировках за границу — 2500 руб., то сумма превышения увеличивает доход сотрудника, облагаемый НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, с превышающей этот размер суммы необходимо будет начислить и страховые взносы, за исключением взносов на травматизм (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные платятся за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Если по условиям командировки сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (там же).

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководством организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха и других объективных условий.

Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства — поезда, самолета, автобуса, парохода и т. п. — от места (населенного пункта) постоянной работы (а не места проживания сотрудника) (п. 4 Положения).

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

Если поезд отправляется 05.09. в 23.59, то сотрудник убыл в командировку 05.09. Если же состав отправляется на 4 минуты позже, то есть в 00.03, то это уже 6 сентября — следующие сутки.

При нахождении станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта следует учесть время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

При этом еще раз обратим внимание, что под населенным пунктом признается место нахождения организации, а не место жительства сотрудника.

То есть, согласно п. 4 Положения сотрудник (пусть и в три часа ночи) в командировку формально убывает с места постоянной работы, а не из дома. И время, необходимое для того, чтобы добраться до аэропорта, рассчитывается, исходя из маршрута: «Работа — Аэропорт», а не «Дом — Аэропорт».

Перед посадкой в самолет в аэропорту необходимо пройти регистрацию и личный досмотр.

Регистрация, как правило, начинается за 2 часа до времени вылета, указанного в билете и прекращается за 40 минут до отправления самолета. Пассажиры, опоздавшие на регистрацию или посадку в самолет, к полету не допускаются.

Следовательно, к времени, необходимому для того, чтобы добраться до аэропорта (в среднем это где-то час), необходимо прибавить еще час на прохождение регистрации, досмотра и ожидании объявления о посадке в самолет.

В поезд же можно сесть за три минуты до отправления, равно как и в автобус.

Если проездные документы отсутствуют, то срок пребывания в командировке может быть подтвержден документами по найму жилого помещения в месте командирования (п. 7 Положения).

А вот если сотрудник не может предъявить и документов о проживании, то срок пребывания в командировке он должен подтвердить служебной запиской либо иным документом принимающей стороны о фактическом там нахождении (п. 7 Положения).

Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Но по сути своей он является дубликатом командировочного удостоверения, обязательное наличие которого была отменено с 08.01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Поэтому, по мнению автора, оптимально при направлении сотрудника в командировку по-прежнему выписывать ему командировочное удостоверение. Образцом, как и ранее, может служить форма Т-10, утвержденная постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

День прибытия из командировки считается в аналогичном порядке, то есть по проездному документу, где также указано время пребывания.

Но здесь уже времени, чтобы добраться от аэропорта до места постоянной работы, не дается.

И если самолет приземляется в 23.59 (по билету), то уже этот день должен считаться последним. Хотя добираться ночью, вероятно, будет несколько сложнее, чем среди бела дня. Хотя, при очень большом желании, теоретически можно взять в аэропорту справку, что фактическое приземление было в 00.07.

И за все дни между этими двумя датами сотрудник должен получить суточные, исходя из той суммы, которая установлена локальным нормативным актом организации.

При однодневных командировках внутри России, как было сказано выше, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения № 749).

В этой связи вспоминается случай из личной практики автора (в бытность его службы в должности старшего инспектора-ревизора одного из строительных управлений Министерства Обороны СССР). Он может быть актуален и в нынешнее время.

При проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности одного из подчиненных управлений, дислоцировавшегося в г. Ленинграде (так тогда назывался г. Санкт-Петербург) был проверен авансовый отчет сотрудника, направленного в служебную командировку в вышестоящее управление в г. Москву.

Согласно командировочному удостоверению дата убытия из командировки 06 сентября, дата прибытия — 08 сентября.

Сотруднику компенсирована стоимость билетов и начислены суточные за трое суток.

При проверке приложенных к отчету проездных документов (билетов) установлено, что время отправления поезда «Ленинград-Москва» 07 сентября в 00.07.

Время убытия из Москвы — 07 сентября в 16.40, и время прибытия в Ленинград — 07 сентября в 23.40.

Таким образом, срок пребывания в командировке — одни сутки (07 сентября), и суточные начислению и выплате не подлежат.

В акте ревизии данное нарушение было отмечено, и руководству управления было предписано взыскать с данного сотрудника излишне выплаченную ему сумму.

Аналогичная ситуация вполне возможна и в современных условиях.

Теперь по второму сложившемуся устойчивому заблуждению, что размер суточных должен быть равным для всех сотрудников, независимо от региона командирования, должности, стажа, гендерных предпочтений и пр.

Он может быть таковым, но не должен.

Руководство может варьировать суточные в зависимости от региона командирования. Например, при командировках в Вологду суточные будут больше, чем для тех, кто поехал в Керчь (или наоборот).

Доказывать налоговикам, либо кому-то еще правильность таких действий организация в этой ситуации не обязана.

Кроме того, никто не запрещает устанавливать размер суточных в зависимости от должности. То есть суточные директора или его заместителей могут превышать суточные начальников отделов. А у тех, в свою очередь, быть больше, чем у рядовых сотрудников.

Или, опять таки, наоборот. Самые большие суточные могут быть у рабочих лошадок, которые и дают прибыль предприятию, а у не тех, чья задача направлять и воодушевлять.

Но в этом случае, по мнению автора, как и при установлении должностного оклада (тарифной ставки) размер суточных должен быть указан в трудовом договоре. И о нем будут знать только трое: руководитель, сотрудник и бухгалтер.

К выводу о том, что размер суточных может быть дифференцированным, в том числе и в зависимости от должности или других факторов, автор пришел еще в уже дплеком 2008 году (когда Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ и постановлением Правительства РФ от 29.12.2008 № 1043 с 01.01.2009 были отменены нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93).

Тогда на него обрушились обвинения в призыве к дискриминации, нарушению принципа социальной справедливости, и еще во многих смертных грехах.

Хотя о какой дискриминации идет речь?

Никто не возмущается (по крайней мере, вслух), когда двум сотрудникам на одинаковых должностях и выполняющим одинаковую работу с одинаковым (ну, по мнению одного из них) результатом должностные оклады установлены разные. И, возможно, разница эта может быть весьма существенной. То же самое и с суточными. Начальству виднее, кто какие расходы несет в командировке и кому и как их возмещать.

Источник

Суточные при командировках в 2021 году. Сколько платить работникам?

58 s

эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву

Разберем, как правильно определять суточные за период командировки по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику выплачиваются средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).

Суточные возмещаются работнику (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение 749):

Пример: работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются, даже если эти дни являются для работника выходными по графику.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам.

Пример определения суточных при командировках по России

Работник выехал в командировку 6 июня, в воскресенье, а вернулся — 9 июня, в среду. Добирался работник до места командирования поездом. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб. Работнику следует выплатить суточные за 4 дня в сумме 2 000 руб. (500 х 4), несмотря на то что воскресенье выходной день.

Размер суточных

Организация вправе самостоятельно определить размер суточных, закрепив свое решение в локальных нормативных актах организации, например, в положении о командировках.

Суточные являются нормируемыми расходами с точки зрения налогового законодательства. Если суточные для командировок по территории России выплачены в размере 700 руб., а за границу — в размере 2500 руб., то с сумм, которые свыше, придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не означает, что размер суточных должен быть определен только в этих размерах:

В конце статьи в разделе Шпаргалка скачайте алгоритм и пример расчета среднего заработка за период командировки.

Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ и составляют:

Суточные при командировках за рубеж

Суточные по командировкам за рубеж считаются по стране пребывания (п.18 Положения № 749). Здесь нужно учитывать дату пересечения границы:

Суточные при загранкомандировках можно выплатить работнику как в рублях, так и в валюте.

Суточные при командировке в государства СНГ

Командировки в государства СНГ, например в Казахстан, Беларусь и пр., — это особый случай:

Суточные при однодневной командировке

Суточные при однодневных командировках по России действующим законодательством не предусмотрены. Но работодатель по собственному решению может выплатить работнику компенсацию взамен суточных при командировках по России.

Размер компенсации необходимо определить локальными нормативными актами организации. Обратите внимание: с суммы указанной компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (Письмо Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

Компенсацию, выплаченную работнику взамен суточных при однодневной командировке по России, нельзя признать в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если речь идет об однодневных командировках за рубеж, то у работодателя появляется обязанность выплатить работнику суточные в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных нормативных актах организации.

Самое главное, что нужно запомнить бухгалтеру

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Порядок расчета среднего заработка для командировки 399.5 КБ

Источник

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Навигация по статье

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.

Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось.

Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, какую сумму командировочных расходов не примет налоговая, а компания не сможет защитить. Приведем пример на налогу на прибыль с общей ставкой 20%.

Компания оплатила пользование VIP-залом в аэропорту и билеты бизнес-класса двум сотрудникам не из руководящего состава. Сумма, на которую компания, по мнению налоговой, завысила командировочные траты, — 100 000 руб. Сумма доначисленного налога составит 20 000 руб. (100 000 х 20%). Сумма пеней и штрафов будет зависеть от периода, который бюджет не получал налоги.

Расходы на оплату труда, к которым относятся командировочные расходы, — одна из больших статей расходов, на которые компании уменьшают свои доходы. Поэтому налоговики пристально следят за тем, как вы формируете эти расходы, и насколько можете их оправдать.

Работодатель должен выплатить работнику средний заработок и суточные за период командировки, а также возместить (ст. 168 ТК):

Командировочные траты, которые работник обосновал и подтвердил документами, получится списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Работодатель не удерживает с этих сумм НДФЛ и не начисляет взносы.

Непредусмотренные и необоснованные траты списать на расходы нельзя. К тому же они считаются доходом работника. Работодатель должен:

Если этого не сделать, компания получит претензии налоговой, должна будет перечислить в бюджет доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы. Избежать этого можно с правильными документами.

Какие документы вы должны оформить, чтобы направить работника в командировку

Не сможете обойтись только без приказа о направлении работника в командировку (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Но есть документы, которые по закону не требуются, но помогают объяснить длительность командировки и оправдать командировочные расходы. Расскажем, когда могут быть полезны служебные задания и командировочные удостоверения, и чем их можно заменить.

Приказ о командировке. В приказе следует указать место и даты командировки, а также цель поездки, если не оформляете отдельно служебное задание.

Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель руководителя. С приказом ознакомьте под подпись командированного работника и других заинтересованных сотрудников.

Тимофеев работает в Москве наладчиком оборудования. Его направляют в командировку в Екатеринбург с 17 по 19 мая. В приказе указали: город командировки и компанию, даты, когда Тимофеев будет выполнять служебное задание, а также подробно описали цель поездки и результат его работы. С приказом о командировке под подпись ознакомили Тимофеева, его непосредственного руководителя и бухгалтера.

Сопоставьте даты в приказе и в билете. Компания не сможет признать расходы на проезд в командировку, если дата выезда по приказу позже, чем выезд по билету.

Например, 1 апреля работника предупредили о том, что 5 апреля он поедет в командировку в Волгоград. Работник захотел провести в Волгограде выходные и 1 апреля взял билет с вылетом вечером 2 апреля. Приказ о командировке издали только 5 апреля и указали в нем эту же дату начала командировки.

Дата покупки билета значения не имеет, но важно, в какой день работник уехал. В нашем примере это случилось раньше даты выезда, которую указали в приказе.

Налоговая считает, что оплата проезда в этой ситуации не является расходами на командировку (письмо Минфина от 23.09.2020 № 03-15-06/83264). Это доход работника, не связанный с производством, на него нужно начислить НДФЛ и взносы.

Расходы на проезд получится признать как командировочные, если в приказе указать ту же дату, что в билете. В примере это 2 апреля.

Служебное задание. Этот документ не обязательно оформлять с 2015 года, но с ним удобно:

Если отказались от служебных заданий, подробно описывайте цель командировки в приказе.

Командировочное удостоверение. Этот документ сейчас необязательный. Даты командировки отслеживают по билетам, а дни, когда сотрудник работал в месте командировки, — по данным компании, в которую он командирован.

Что стоит предусмотреть в Положении о командировках

Чем подробнее составлено Положение, тем меньше проблем будет с налоговой.

Положение о командировках — основной документ компании, где вы работодатель перечисляет все виды расходов в командировках, которые будет возмещать компания.

Работники из этого документа видят, какие расходы они могут понести и какие оправдательные документы должны сдать в бухгалтерию после командировки.

Чем подробнее составили Положение, тем меньше проблем будет с налоговой.

Так, стоит регламентировать:

Все траты, которые назовете в документе, сможете учесть в расходах (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Если какие-то расходы не регламентируете, то налоговая учтет остальные расходы, а на спорные доначислит налог и взносы.

Разберем подробнее расходы, которые работодатели не регламентируют, а потом спорят с налоговой. Сможете дополнить Положение о командировках вашей компании нужными пунктами.

Дополнительные услуги, которыми могут пользоваться работники. Работникам могут понадобиться дополнительные услуги: упаковка багажа, VIP-зал в аэропорту, интернет в гостинице. Чтобы учесть цену таких услуг при расчете налога на прибыль, не удерживать НДФЛ и не начислять страховые взносы, перечислите расходы в Положении и экономически их объясните.

Например, налоговики разрешают доплачивать авиакомпаниям за конкретное место в самолете (письмо Минфина от 27.12.2019 № 03-04-00/102629). Компания включила эти расходы в Положение о командировках, так как на удобном месте сотрудник может начать работать уже в пути. Упаковку багажа в аэропорту объяснили тем, что таким образом исключают кражу документов из чемоданов. VIP-зал в аэропорту за счет компании разрешили посещать руководителям, которые между командировками не успевают заехать домой.

Приведем пример судебного решения, в котором компания спорила с Фондом социального страхования, так как Фонд доначислил взносы на суммы услуг VIP-зала в аэропорту.

Фонд социального страхования начислил компании недоимку по страховым взносам, пени и штрафы на 13 345 руб. Фонд начислил их на оплату VIP-зала аэропорта командированному работнику. Аргументы были такие: услуги VIP-зала не входят в Перечень аэронавигационных и аэропортовых сборов, тарифов за обслуживание воздушных судов в аэропортах и воздушном пространстве. Эти расходы не обязательны, а значит на них нужно начислять страховые взносы.

Суд отменил решение Фонда, признал, что компания действовала законно, когда не начислила взносы на эти расходы. Услуги VIP-зала в аэропорту относятся к командировочным расходам, так как их внесли в Положение о командировках (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.08.2020 № А32-573/2020).

Не предусматривайте в Положении компенсацию услуг, которые нужны лично сотруднику, например мини-бар в номере. Учесть такие неоправданные расходы в налоговом учете не получится, придется удержать с них НДФЛ и начислить взносы.

Командированные работники могут пользоваться дополнительными услугами гостиницы: химчисткой, стиркой и глажкой вещей, доставкой багажа и т. п. Компенсацию этих расходов можете предусмотреть в Положении о командировках.

Например: “Командированному работнику оплачиваются расходы на химчистку, стирку и глажку вещей в гостинице, услуги носильщика. Возмещение производится в размере фактических расходов на основании документов, подтверждающих оплату таких услуг. Работник может подтвердить расходы на дополнительные услуги гостиницы квитанцией или чеком на оплату”.

Отличие этих расходов от рассмотренных выше услуг на транспорте и в аэропортах в том, что химчистка, стирка, глажка — это доход работника в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК). А значит, даже если предусмотрели их в Положении о командировках, все равно должны компенсировать их из чистой прибыли, облагать НДФЛ и страховыми взносами.

Поездки на такси. Перечислите ситуации, в которых работники могут пользоваться такси. Избегайте общих формулировок. Сотрудники должны знать, когда поездка будет за их счет. Чтобы подтвердить расходы, сотрудники должны брать документы у перевозчика (письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839).

Например пропишите в Положении, что сотрудники обязаны брать чеки или или расписку, если у таксиста нет кассы. Электронные выписки пригодятся для оправдания расходов, если сотрудник пользовался убером.

Поездки на каршеринге. Если во время командировки сотрудник берет в аренду автомобиль, можете возместить ему затраты и затем списать эти расходы как командировочные. Налоговики расценивают затраты на каршеринг как затраты на такси (письмо Минфина от 02.03.2017 № 03-03-07/11901). Главное, чтобы в вашем Положении были правила возмещения таких расходов.

Укажите, что когда работник арендует машину и оплачивает поездки своей картой, компания возместит эти расходы только после того, как сотрудник подтвердит их документами и докажет, что цель поездки была служебной. Например он арендовал машину, чтобы добраться из аэропорта или вокзала до места командировки и обратно, использовал для деловых поездок по городу.

В Положении перечислите, какие документы должен сдать работник после командировки. Так, он может составить докладную записку и приложить к ней распечатку скриншота из мобильного приложения с отчетом о поездке.

Сумму, которую работник потратил на аренду автомобиля, он может указать в авансовом отчете и приложить к нему подтверждающие документы: договор об аренде автомобиля, кассовые чеки на оплату и выписку со своего счета.

Электронные чеки из мобильных приложений налоговая принимает, если в них есть обязательные реквизиты. Это в частности:

Поездки на общественном транспорте. В командировках работники часто оплачивают проезд и провоз багажа в общественном транспорте. По общему правилу эти затраты не относятся к расходам на проезд к месту командировки, которые разрешают компенсировать ст. 168 ТК и Положение, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Сможете компенсировать расходы на проезд в месте командировки, если определите условия и порядок их возмещения в Положении о командировках (письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37447-6-1).

Например, укажите в Положении, что оплачиваете командированному работнику расходы:

Когда такие расходы назовете в числе командировочных в Положении о командировках, сможете не облагать стоимость проезда НДФЛ (письмо Минфина от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180) и страховыми взносами (подп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК).

Возможность остаться в месте командировки или приехать раньше. Если хотите разрешать сотрудникам отдохнуть в месте командировки до или после того, как они выполнят служебное задание, учтите особенности списания таких расходов.

Если сотрудник остался в месте командировки, чтобы провести там отпуск, он получит экономическую выгоду. Со стоимости билета нужно удержать НДФЛ и взносы (письмо Минфина от 22.02.2019 № 03-04-06/11746). Пропишите все особенности таких расчетов в Положении о командировках.

Например, вы компенсируете расходы на дорогу сотруднику, который остался в месте командировки на несколько дней после работы.

В этой ситуации вы не включаете стоимость билетов в расходы по налогу на прибыль, начисляете на эту сумму взносы и удерживаете НДФЛ.

Учтите, что можете не удерживать НДФЛ только в том случае, когда даты командировки и билетов совпадают (письмо Минфина от 25.06.2019 № 03-04-06/46418). Также у сотрудника не возникает доходов, если он выезжает в командировку из места отпуска (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94974).

Компенсации в однодневной командировке. Когда сотрудник едет в командировку одним днем, суточные ему не положены. Но если вы установите, что компенсируете сотруднику подтвержденные расходы, то сможете их признать при исчислении налога на прибыль (ст. 168 ТК). В локальном акте установите лимит расходов при однодневной командировке. Он может совпадать с суточными, которые платите работникам в командировках больше одного дня.

Например, по Положению компании сотрудники получают суточные 1200 руб. Сотрудники, которые в однодневной командировке тратят деньги на питание и представительские расходы, получают такую же компенсацию.

Обратите внимание: в Положении о командировках не пишите, что работники получают суточные при однодневной командировке. Безопаснее указать, что компания компенсирует издержки, связанные с однодневной командировкой.

Приведем пример судебного решения, в котором компания спорила с Фондом социального страхования, так как Фонд доначислил взносы на компенсацию однодневной командировки.

Организация назначила компенсацию тем, кого направляет в однодневную командировку. Налоговики решили, что эту компенсацию нельзя относить к суточным или к документально подтвержденным расходам, а значит, надо платит ее из прибыли и начислять взносы.

Компания в суде заявила, что компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождены от взносов (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). В такие обязанности входит и однодневная командировка, в которой возможны дополнительные расходы сотрудника, например на питание. Поэтому компания ввела в Положение о командировках компенсацию в размере 700 руб. Сотрудники, которые ездят в командировки больше, чем на день, получают суточные в этом же размере. Значит, компенсация не завышена и оснований для взносов нет.

Суд поддержал в этом споре работодателя (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 07.08.2020 № Ф06-64076/2020).

Какие документы должен оформить работник, когда вернется из командировки

Работник оформляет документы, чтобы подтвердить и оправдать командировочные расходы. Обязательный документ один — авансовый отчет. Но без билетов, талонов, чеков и посадочных работник, а значит и компания, не сможет подтвердить расходы в командировке. Желательно не только запросить такие документы, но и попросить сотрудника, чтобы он написал подробные объяснения — это могут быть заявления или докладные записки, а к ним приложил чеки, билеты и т. д. Расскажем, какие документы стоит запросить у сотрудников после командировки.

Авансовый отчет. Авансовый отчет с приложениями подтверждает командировочные расходы. Это обязательный документ. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и т. п.

Авансовый отчет работник обязан сдать в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной или праздник, трехдневный срок считайте со дня, когда он вышел на работу (п. 26 Положения № 749).

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре по унифицированной форме № АО-1 или форме, которую утвердили в компании. Часть отчета заполняет командированный сотрудник, часть — бухгалтер. На лицевой стороне отчета указывают:

Сотрудник на обратной стороне отчета должен указать перечень документов о расходах, даты их выдачи, номера, вид и истраченную сумму.

Сотрудник был в командировке в Екатеринбурге. После поездки он представил авансовый отчет 19 мая. К нему приложил маршрут/квитанцию электронного пассажирского авиабилета № 262 24017991410 от 18 мая на сумму 16 500 руб. (в том числе НДС — 1500 руб.). Билет приобрели и оплатили в кассе транспортного агента. Продавец билета — АО «Уральские авиалинии».

Оборотную сторону авансового отчета по форме АО-1 заполнили так:

Отчет о командировке. Этот документ необязательный. Если вы не требуете отчеты, расходы по командировке можно признать на основании:

Налоговая запросила отчеты о командировках. В компании такие отчеты не составляют, но оставить требование без ответа нельзя. В течение 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК) компания представила в инспекцию пояснения, почему отчетов нет и на основании каких документов списывают расходы.

Заявление о возмещении командировочных расходов. Заявление сотрудник пишет, если тратил в командировке свои деньги в служебных целях. В отличие от авансового отчета, сроков, когда работник должен написать заявление, нет. Но работнику выгодно сделать это как можно быстрее.

Работник в командировке оплачивал расходы собственными деньгами. По возвращении он представил в бухгалтерию вместо авансового отчета чеки. Бухгалтер побоялся признать командировочные расходы по обезличенным чекам и возместить работнику его траты. Работника попросили написать заявление с подробным объяснением трат по каждому чеку.

В этом примере бухгалтер поступил правильно. Иначе пришлось бы доказывать налоговикам связь расходов с командировкой, а также объяснять, почему с выплаты работнику не удержали НДФЛ и не начислили страховые взносы.

Заявление о подтверждении расходов на проезд. Проезд до места командировки и обратно оплачивает компания. Также расходы работодателя — плата за проезд из одного населенного пункта в другой, если сотрудник командирован в несколько организаций в разных населенных пунктах (пп. 11, 12 и 22 Положения № 749).

Вариантов оплаты два: либо компания покупает билеты заранее, либо выдает сотруднику аванс с учетом стоимости билетов. Если денег сотруднику не хватило и он заплатил из своего кармана, надо компенсировать перерасход.

К расходам на проезд относятся:

Вы не обязаны возмещать стоимость страховки в билетах. Можете это сделать, если предусмотрели компенсацию в Положении о командировках.

Как работник подтвердит расходы зависит от того, какой купили билет — бумажный или электронный.

Бумажный билет. К авансовому отчету сотрудник приложит билет и кассовый чек. Альтернативный вариант — бумажный билет с распечатанным на нем QR-кодом или реквизитами чека.

Если сотрудник потерял бумажный билет, его можно заменить: дубликатом, копией экземпляра билета, которая осталась у перевозчика, справкой из транспортной компании. Обратиться за заменой должен сам сотрудник или его представитель по доверенности.

Если сотрудник потерял посадочный талон или на нем нет отметки о досмотре, для подтверждения проезда сотрудник должен получить справку перевозчика. Справка не бесплатная. Стоимость такой услуги каждый перевозчик устанавливает сам. В справке должны быть указаны Ф. И. О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.

Электронный билет. Сотрудник должен приложить к авансовому отчету распечатку электронного билета, а также подтверждает оплату билета и посадку.

Расходы на приобретение билета подтвердит:

Оплату билета подтверждает:

Факт служебной поездки подтвердит посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета. В документах должны быть указаны реквизиты, которые подтверждают, что сотрудник ездил в командировку.

Например, в посадочном талоне на самолет должны быть указаны:

Особая ситуация с электронными посадочными. Налоговики считают, что расходы на перелет подтверждает только бумажный посадочный талон со штампом о досмотре.

С 25 февраля 2019 года пассажирам не обязательно иметь бумажный посадочный талон, чтобы попасть в самолет. Достаточно пройти онлайн-регистрацию на рейс и получить электронное подтверждение.

Налоговики заявили, что для подтверждения расходов на авиаперелет простой распечатки электронного посадочного талона недостаточно (письмо ФНС от 11.04.2019 № СД-3-3/3409). Получается, что если сотрудник оформил электронный документ, то подтверждения посадки у него нет.

Заявление о возмещении расхода на проезд без документов. Если у работника нет проездных документов, компания может либо не возмещать расходы на проезд, либо возместить их в определенной сумме. Порядок оплаты пропишите в Положении о командировках.

На заявлении руководитель укажет сумму компенсации или сделает отметку об отказе в возмещении расходов. После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.

Заявление о подтверждении расходов на проживание. Гостиница должна выдать сотруднику кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Подтверждающим документом будет кассовый чек. Дополнительно к чеку гостиница может выдать счет или квитанцию. Гостиница также может включить часть реквизитов в кассовый чек. Например, даты заезда и выезда. На кассовых чеках должны быть все обязательные реквизиты, в том числе QR-код (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).

Сотрудник может снять у частного лица жилое помещение. Кассового чека не будет. С собственником помещения нужно оформить договор, а подтвердить расходы актом или иным документом.

Заявление об оплате парковки. Его сотрудник пишет, если ездил в командировку на автомобиле и оставил его на платной парковке.

Стоимость парковки сможете учесть в расходах по налогу на прибыль, если выполнены два условия:

Но удержать НДФЛ с расходов на оплату стоянки личного автомобиля и начислить взносы придется (письмо Минфина от 25.04.2013 № 03-04-06/14428). Такой выплаты нет в списке необлагаемых (п. 3 ст. 217 НК).

Есть еще одно письмо Минфина — от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328. Налоговики уточняют, что в одном случае НДФЛ можно не удерживать. Это законно, если компания заключила с работником соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Работник самовольно поехал на личном автомобиле в аэропорт, хотя компания в этом случае оплачивает такси. Автомобиль стоял на платной парковке в Шереметьево пять суток, работник заплатил 4000 руб. На работе он написал заявление на возмещение расходов, приложил чек и объяснил, почему ему важно было поехать на своем автомобиле. Компания учла расходы, но удержала 13%. Работник после вычета НДФЛ получил 3480 руб.

Другой работник использовал личный автомобиль в служебных целях постоянно. Компания заключила с ним письменное соглашение и каждый месяц возмещает расходы на бензин и другие траты. Затраты этого работника на парковку в аэропорту возместят полностью. В нашем примере — 4000 руб.

Докладная записка о поездке в командировку на автомобиле. Если работник ездил в командировку на служебном или личном транспорте, фактический срок командировки он должен указать в докладной записке (п. 6 Положения № 749).

Работник составит документ, когда вернется из поездки, а вы на основании докладной начислите суточные.

Попросите сотрудника указать в докладной записке:

Пробег автомобиля и расходы на бензин в докладной фиксировать необязательно. Но лучше эти данные внести — так будет проще сверить их с путевыми листами и чеками АЗС. Эти документы работник должен приложить к авансовому отчету о командировке. Если в документах будут противоречия, налоговики не учтет расходы.

Докладная записка о возвращении из командировки позже запланированной даты. Такую записку работник составит, если вернется из командировки позже чем должен был, например из-за задержки рейса. Так он обоснует увеличение срока поездки по сравнению с тем, что указали в приказе о командировке.

В докладной записке сотрудник должен указать по каким причинам и на сколько он задержался в поездке, и приложить подтверждающие документы. Например, посадочный талон, на котором поставили штамп о задержке рейса.

Работник составит документ, когда вернется из поездки. Вы на основании докладной начислите работнику дополнительные суточные.

Когда вы должны выплатить работнику суточные и возместить другие траты в командировке

Сроки и правила оплаты командировочных расходов пропишите в Положении о командировке. Так к вам не будет вопросов у работников и проверяющих. Аванс, по определению, компания выдает сотруднику раньше командировки. А вот суточные и средний заработок сотрудники не могут требовать накануне служебной поездки. Объясняем почему.

Аванс. Командированному сотруднику компания обязана выдать аванс. При расчете суммы аванса предусматривают продолжительность командировки, место назначения, возможность дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, которые связаны с проживанием. Если билеты и жилье компания уже оплатила, в составе аванса выдавайте суточные — исходя из планируемого срока поездки (ст. 168 ТК).

Аванс можно выдать наличными, перечислить на корпоративную карту либо личную карту сотрудника.

Суточные. Средний заработок за дни командировки выплачивайте вместе с зарплатой. Оплачивать командировку заранее вы не обязаны (письмо Минтруда от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422).

Командировочные выплаты вы определяете за три шага.

Если сотрудник ездил в командировку в первой половине месяца, а аванс вы платите в процентах от оклада, выплатите работнику полный аванс, а средний заработок за командировку прибавьте к зарплате за месяц.

Итак, чтобы направить работника в командировку, оплатить командировочные расходы не из прибыли и после не разбираться с налоговой, потребуется:

Как подтвердить расходы на проезд и проживание в командировке

На поезде Бумажный билет/распечатка электронного билета, онлайн-чек, квитанция об оплате постельного белья, если не включили услугу при оформлении билета
Самолете Авиабилет/электронный билет со стоимостью перелета, посадочный талон со штампом о досмотре/справка из авиакомпании, багажная квитанция/онлайн-чек
Каршеринге Договор/скриншот из личного кабинета, онлайн-чек, справка с маршрутом
Личном автомобиле Чеки АЗС, путевые листы
Такси Онлайн-чек, квитанция из личного кабинета мобильного приложения — с картой поездки, расписка водителя такси, у которого нет кассы

Расходы на проживание

В гостинице Квитанция о бронировании и об оплате проживания
Квартире, которую снял через агентство Договор аренды, чек или квитанция об оплате
Квартире, которую снял у частного лица Договор аренды, расписка об оплате

Похожие статьи

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами

Аренда жилья для работника за границей

Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Учёт и оплата дополнительных услуг, предлагаемых отелем помимо проживания

Какие услуги отеля можно компенсировать в командировке и как правильно всё оформить

Источник

Юридический портал vladimir-voynovich.ru
Adblock
detector